Prednáša prednášky na tému "riadenie dokumentácie". Dokumentárna podpora manažmentu Dokumentačná podpora manažérskych prednášok pre šport

Ďalšie eseje, semestrálne práce, tézy na túto tému:

Psychodiagnostika. Poznámky k prednáške prednáška. Počiatky psychodiagnostiky psychodiagnostika: poznámky z prednášok
Poznámky z prednášok psychodiagnostiky .. a s Luchininom ..

Abstrakt prednášok z disciplíny ekonómia nehnuteľností
Štátna rozpočtová vzdelávacia inštitúcia.. vyššie odborné vzdelanie.. Uralská štátna ekonomická univerzita..

Prednáška uvádza personálny manažment z histórie vývoja vedy o personálnom manažmente
História vývoja vedy o personálnom manažmente .. Moderné teórie manažmentu ..

Pojem manažmentu. Typy riadenia. Manažérska práca a jej vlastnosti. MODELY MANAŽMENTU. MANAŽÉRSKE PRÍSTUPY
Zakladateľ F W Taylor Wg vydal prvú tlačenú prácu, ktorá .. Hlavnou myšlienkou je optimalizácia technológie vykonávania práce pomocou meraní a pozorovaní práce výkonných umelcov..

Poznámky z prednášok z disciplíny Corporate governance Ekonomika a manažment podniku
Federálna agentúra pre vzdelávanie.. Ministerstvo školstva a vedy Ruskej federácie.. Štátna vzdelávacia inštitúcia vyššieho odborného vzdelávania..

Všeobecná psychopatológia. Psychiatria: poznámky z prednášok
Poznámky z prednášok z psychiatrie. Text poskytol litagent http liter ru..

veda o architektonických materiáloch
Poznámky z prednášok pre predmet Architektonická náuka o materiáloch. Federálna štátna vzdelávacia inštitúcia vyššieho odborného vzdelávania Južná federálna univerzita.. Ústav architektúry a umenia.. Katedra inžinierstva a stavebných disciplín..

Dejiny svetových náboženstiev: Poznámky k prednáške História svetových náboženstiev. Náboženstvo ako kultúrny fenomén klasifikácia náboženstiev
Poznámky z prednášok z dejín svetových náboženstiev.. s f pankinom..

Služba podpory manažérskej dokumentácie (DOE)
Zvážte hlavné operácie vykonávané SDOU: Účtovná a referenčná práca a evidencia dokumentov. Príprava a vydávanie administratívnych dokumentov inštitúcií. Kontrola .. To si vyžaduje jasnú organizačnú štruktúru SDOU, preferenciu racionálnejšej formy práce s ..

Abstrakt prednášok z disciplíny ekonómia podnikového riadenia a podnikového manažmentu
Federálna agentúra pre vzdelávanie.. Ministerstvo školstva a vedy Ruskej federácie.. Štátna vzdelávacia inštitúcia vyššieho odborného vzdelávania..

0.056

Téma 1 Podstata pojmov „Podpora dokumentácie manažmentu“ a „Dokumentácia manažérskych činností“

Manažérska dokumentácia(DOE) (kancelárske práce, kancelárske technológie, informačné technológie v manažmente) - odvetvie činnosti, ktoré zabezpečuje dokumentáciu a organizáciu práce s úradnými dokumentmi.

Dokumentácia- zaznamenávanie informácií na rôzne médiá podľa stanovených pravidiel.

Organizácia práce s dokumentmi- organizácia pracovného toku, uchovávania a používania dokumentov v bežnej činnosti inštitúcie.

Hlavnou úlohou predškolskej vzdelávacej inštitúcie je zabezpečiť efektívne fungovanie organizácií rôznych profilov, zlepšiť manažérsku prácu, znížiť náklady a znížiť administratívny aparát.

História domácej kancelárskej práce

Rozlišujú sa tieto stupne:

Kancelárske práce v starom ruskom štáte (X-XI storočia) a v období feudálnej fragmentácie (XI-XV storočia)

Povinná kancelárska práca (XVI-XVII storočia)

Kolegiátna administratívna práca (XVII. storočie)

Správa ministerských záznamov (XIX – začiatok XX storočia)

Sovietska éra práce štátneho úradu

Moderné vládne nariadenie dow

V súčasnosti sa regulácia dokumentácie, organizácie a technológie dokumentačnej podpory pre manažment vykonáva v troch oblastiach:

Legislatívna úprava

Štandardizácia

Vypracovanie regulačných a metodických dokumentov.

Legislatívna úprava

Najvyšší právny význam majú zákony Ruskej federácie: Občiansky zákonník Ruskej federácie; Zákon RF „O normalizácii“ (1993); Zákon Ruskej federácie „o informáciách, informatizácii a ochrane informácií“ (1995); Zákon Ruskej federácie „O jazykoch národov Ruskej federácie“ (1991); Vyhláška vlády Ruskej federácie „o zjednodušení výroby, používania, skladovania a ničenia pečiatok a hlavičkových papierov s reprodukciou štátneho znaku Ruskej federácie“ (1995); Zákon Ruskej federácie „O štátnych tajomstvách“ (1993); Zákon RF „O elektronickom digitálnom podpise“ (2002) a ďalšie.

Štandardizácia

GOST R 6.30-2003. Jednotné systémy dokumentácie. Jednotné systémy organizačnej a administratívnej dokumentácie. Požiadavky na dokumentáciu.

Normatívne a metodologické dokumenty

Štátny systém dokumentačnej podpory riadenia (GSDOU) (1991);

Štandardné pokyny pre prácu v kancelárii (schválené nariadením federálneho archívu z roku 2000);

Základné pravidlá pre prácu rezortných archívov (1988);

Zoznamy dokumentov s uvedením lehôt uloženia (štandardné a rezortné) (1996);

Schválené pravidlá pre vedenie a uchovávanie zošitov, prípravu tlačív zošitov a ich poskytovanie zamestnávateľom. Nariadenie vlády Ruskej federácie zo 16. apríla 2003 č.225.

Pokyny na vyplnenie zošita, schválené. Vyhláška MPSVaR. rozvoj Ruskej federácie (zavedený od 01.01.2004).

Téma 2. Hlavné vlastnosti, funkcie a vlastnosti dokumentu

Informácie - (z lat. Informácie - vysvetlenie, prezentácia)

informácie prenášané ľuďmi, ústne, písomne alebo iným spôsobom.

výmena informácií medzi ľuďmi, človekom a strojom, výmena signálov v živočíšnej a rastlinnej ríši; prenos vlastností z bunky do bunky; z organizmu do organizmu; jeden zo základných pojmov kybernetiky (veda o riadení, komunikácii a spracovaní informácií) (všeobecný vedecký pojem)

informácie o okolitom svete a procesoch v ňom prebiehajúcich, vnímané človekom alebo špeciálnymi zariadeniami.

2 Pojem dokumentu Dokument (z documentum - „vzorka, dôkaz, dôkaz“) je hmotný predmet, ktorý obsahuje informáciu v pevnej forme a je špeciálne navrhnutý na jej prenos v čase a priestore. Dokument (z latinského documentum - „vzorka, dôkaz, dôkaz“) je hmotný predmet obsahujúci informácie v pevnej forme a špeciálne navrhnutý na ich prenos v čase a priestore. Dokument je identifikovateľná informácia zaznamenaná na hmotnom médiu, vytvorená, prijatá a uchovávaná organizáciou alebo jednotlivcom ako dôkaz pri potvrdení právnych záväzkov alebo obchodných aktivít. Dokument je identifikovateľná informácia zaznamenaná na hmotnom médiu, vytvorená, prijatá a uchovávaná organizáciou alebo jednotlivcom ako dôkaz pri potvrdení právnych záväzkov alebo obchodných aktivít. GOST R ISO „Systém noriem pre informácie, knihovníctvo a publikovanie. Správa dokumentov. Všeobecné požiadavky".

3 Dokumentácia Dokumentácia je regulovaný proces zaznamenávania informácií na médium, zabezpečujúci jej právnu silu. Dokumentácia je regulovaný proces zaznamenávania informácií na nosič, ktorý zabezpečuje jej právnu silu. Nosič je hmotný objekt, ktorý sa používa na fixovanie a ukladanie rečových, zvukových alebo vizuálnych informácií na ňom, a to aj v prevedenej forme. Nosič je hmotný objekt, ktorý sa používa na fixovanie a ukladanie rečových, zvukových alebo vizuálnych informácií na ňom, a to aj v prevedenej forme. Prostriedky dokumentácie: Prostriedky dokumentácie: jednoduché nástroje (perá, ceruzky); jednoduché nástroje (perá, ceruzky); mechanické a elektromechanické (písacie stroje, magnetofóny, hlasové záznamníky, fotografické, filmové a video zariadenia); mechanické a elektromechanické (písacie stroje, magnetofóny, hlasové záznamníky, fotografické, filmové a video zariadenia); automatizačné zariadenia (počítačové vybavenie s príslušným softvérom). automatizačné zariadenia (počítačové vybavenie s príslušným softvérom).

4 Charakteristika dokumentu Autenticita. Dokument je autentický, ak bol vytvorený alebo odoslaný osobou na to oprávnenou v čase uvedenom v dokumente. Dokument je autentický, ak bol vytvorený alebo odoslaný osobou na to oprávnenou v čase uvedenom v dokumente. Spoľahlivosť. Dôveryhodný dokument je taký dokument, ktorého obsah možno považovať za úplnú a presnú reprezentáciu činnosti alebo skutočností, ktoré sa majú potvrdiť, a ktorému možno dôverovať pri ďalších činnostiach. Dôveryhodný dokument je taký dokument, ktorého obsah možno považovať za úplnú a presnú reprezentáciu činnosti alebo skutočností, ktoré sa majú potvrdiť, a ktorému možno dôverovať pri ďalších činnostiach. bezúhonnosť. Integrita dokumentu je určená jeho úplnosťou a nemennosťou. Integrita dokumentu je určená jeho úplnosťou a nemennosťou. vhodnosť na použitie. Použiteľný dokument je dokument, ktorý možno lokalizovať, nájsť, reprodukovať a interpretovať. Použiteľný dokument je dokument, ktorý možno lokalizovať, nájsť, reprodukovať a interpretovať.

5 Funkcie dokumentu Všeobecné funkcie dokumentu: Všeobecné funkcie dokumentu: informačné; informačné; sociálna; sociálna; komunikatívny; komunikatívny; kultúrne. kultúrne. Špeciálne funkcie dokumentu: Špeciálne funkcie dokumentu: manažérske; manažérsky; právne; právne; historické. historické.

6 Klasifikácia dokumentov podľa druhu média - elektronické, papierové; podľa druhu média - elektronické, papierové; podľa štruktúry - formalizovaný, neformalizovaný; podľa štruktúry - formalizovaný, neformalizovaný; podľa oblasti činnosti - vedecká, dizajnérska, technická, manažérska, výrobná; podľa oblasti činnosti - vedecká, dizajnérska, technická, manažérska, výrobná; menovaním - organizačný, administratívny, účtovný, referentský a pod.; menovaním - organizačný, administratívny, účtovný, referentský a pod.; podľa typu obsahu – text, grafika, multimédiá a pod.; podľa typu obsahu – text, grafika, multimédiá a pod.; v smere prenosu - prichádzajúce, odchádzajúce, vnútorné. v smere prenosu - prichádzajúce, odchádzajúce, vnútorné.

7 Dokumentačné systémy Dokumentačný systém - súbor všetkých dokumentov prepojených charakteristikami: Dokumentačný systém - súbor všetkých dokumentov prepojených charakteristikami: pôvod, pôvod, účel, účel, druh, druh, oblasť činnosti, oblasť činnosti, jednotné požiadavky na ich vykonanie. jednotné požiadavky na ich dizajn. Dokumentačné systémy sú navrhnuté tak, aby dokumentovali konkrétnu funkciu riadenia. Dokumentačné systémy sú navrhnuté tak, aby dokumentovali konkrétnu funkciu riadenia.

8 Systémy manažérskej dokumentácie organizačná a právna dokumentácia; organizačná a právna dokumentácia; plánované; plánované; administratívne; administratívne; podávanie správ; podávanie správ; personálna dokumentácia; personálna dokumentácia; finančná dokumentácia; finančná dokumentácia; logistická dokumentácia; logistická dokumentácia; zmluvná dokumentácia; zmluvná dokumentácia; dokumentácia odrážajúca hlavné činnosti organizácie alebo podniku. dokumentácia odrážajúca hlavné činnosti organizácie alebo podniku.

9 Jednotný dokumentačný systém Jednotný dokumentačný systém (UDS) je súbor vzájomne prepojených foriem dokumentov, ktoré poskytujú dokumentovanú prezentáciu údajov v určitých typoch podnikateľských činností, prostriedky ich údržby, regulačné a metodické materiály na ich tvorbu a aplikáciu. Jednotný dokumentačný systém (UDS) je súbor vzájomne prepojených foriem dokumentov, ktoré poskytujú dokumentovanú prezentáciu údajov v určitých typoch podnikateľských činností, prostriedky ich údržby, regulačné a metodické materiály na ich vývoj a aplikáciu. Ciele tvorby DDD: Ciele tvorby DDD: 1) Zabezpečenie ekonomickej efektívnosti a garantovanej úrovne kvality informácií vo všetkých fázach spracovania dokumentov. 2) Zlepšenie a zníženie rôznorodosti obsahu a foriem dokumentov.

10 Medzinárodné aktivity v oblasti štandardizácie dokumentov TC 46 „Dokumentácia“ TC 46 „Dokumentácia“ TC 97 „Počítače a spracovanie informácií“; TC 97 „Počítače a spracovanie informácií“; TC 154 „Dokumenty a informačné prvky v manažmente, obchode a priemysle“ TC 154 „Dokumenty a informačné prvky v manažmente, obchode a priemysle“ V roku 2007 bol spustený projekt „Systém správy dokumentov“ (120 špecialistov zo 40 krajín). Cieľom je „Navrhnúť organizáciám strategický prístup k využívaniu informačných zdrojov ako obchodných a komerčných aktív a úložiska znalostí“.

11 Požiadavky na DDD Dokumenty zahrnuté v DDD by sa mali vypracovať s ohľadom na ich použitie v systéme vzájomne prepojených EIS; Dokumenty, ktoré sú súčasťou KDR, by sa mali vypracovať s prihliadnutím na ich použitie v systéme vzájomne prepojených EIS; DDD musí obsahovať úplné informácie potrebné pre optimálne riadenie objektu, pre ktorý sa tento systém vyvíja; DDD musí obsahovať úplné informácie potrebné pre optimálne riadenie objektu, pre ktorý sa tento systém vyvíja; DDD by mala byť zameraná na využívanie výpočtovej techniky na zber, spracovanie a prenos informácií; DDD by mala byť zameraná na využívanie výpočtovej techniky na zber, spracovanie a prenos informácií; DDD by mal poskytovať informačnú kompatibilitu EIS rôznych úrovní; DDD by mal poskytovať informačnú kompatibilitu EIS rôznych úrovní; všetky dokumenty, ktoré sú súčasťou vyvinutého DDD, a všetky podrobnosti – znaky v nich musia byť zakódované pomocou medzinárodných, systémových alebo lokálnych klasifikátorov. všetky dokumenty, ktoré sú súčasťou vyvinutého DDD, a všetky podrobnosti – znaky v nich musia byť zakódované pomocou medzinárodných, systémových alebo lokálnych klasifikátorov.

12 Smery zjednotenia Zjednotenie štruktúry Zjednotenie obsahu Zjednotenie dizajnu prítomnosť troch častí dokumentu; prítomnosť troch častí dokumentu; všeobecná skladba detailov nadpisov a častí dizajnu; všeobecná skladba detailov nadpisov a častí dizajnu; štandardné veľkosti médií a okraje dokumentov; štandardné veľkosti médií a okraje dokumentov; umiestnenie podrobností dokumentu. umiestnenie podrobností dokumentu. používanie štandardizovanej odbornej slovnej zásoby; používanie štandardizovanej odbornej slovnej zásoby; súlad s požiadavkami obchodného štýlu; súlad s požiadavkami obchodného štýlu; splnenie požiadaviek na identifikáciu dokladov a zabezpečenie ich právnej moci. splnenie požiadaviek na identifikáciu dokladov a zabezpečenie ich právnej moci. ergonomické vlastnosti dokumentov; ergonomické vlastnosti dokumentov; informatívnosť formulárov na prezentáciu údajov; informatívnosť formulárov na prezentáciu údajov; konzistentnosť v dizajne dokumentov rovnakého typu. konzistentnosť v dizajne dokumentov rovnakého typu.

14 Trieda USD Kód OKUD Organizačná a administratívna dokumentácia Primárna účtovná dokumentácia Zúčtovacia a peňažná dokumentácia Finančná, primárna, výkazníctvo účtovná dokumentácia rozpočtových inštitúcií a organizácií Výkazná a štatistická dokumentácia Cenová dokumentácia Dokumentácia o logistike Dokumentácia o obchode Dokumentácia o zahraničnom obchode Projektová dokumentácia investičnej výstavby Jednotná systém projektovej dokumentácie (ESKD) Jednotný systém technologickej dokumentácie (ESTD) Jednotný systém technickej prípravy výroby (USTPP) Dokumentácia sociálneho zabezpečenia Dokumentácia k vynálezom a objavom

15 Jednotný systém organizačnej a administratívnej dokumentácie GOST R „Jednotné systémy dokumentácie. Systém organizačných a administratívnych dokumentov. Požiadavky na papierovanie“ GOST R „Jednotné systémy dokumentácie. Systém organizačných a administratívnych dokumentov. Požiadavky na papierovanie“ Vyhláška vlády Ruskej federácie z „O štandardnej regulácii interakcie medzi federálnymi výkonnými orgánmi“ atď. Vyhláška vlády Ruskej federácie z „O štandardnej regulácii interakcie medzi federálnymi výkonnými orgánmi“, atď. Pravidlá pre kancelársku prácu vo federálnych výkonných orgánoch, schválené . Vyhláška vlády Ruskej federácie z Pravidiel kancelárskej práce vo federálnych výkonných orgánoch, schválená. Vyhláška vlády Ruskej federácie č.

17 Triedy organizačných a administratívnych dokumentov Organizačné dokumenty sú súborom vzájomne súvisiacich dokumentov, ktoré upravujú štruktúru, úlohy a funkcie podniku, organizáciu jeho práce, práva, povinnosti a zodpovednosti manažérov a špecialistov podniku. Organizačné dokumenty - súbor vzájomne súvisiacich dokumentov upravujúcich štruktúru, úlohy a funkcie podniku, organizáciu jeho práce, práva, povinnosti a zodpovednosti manažérov a špecialistov podniku. Súčasťou administratívnej dokumentácie je dokumentácia, v ktorej sa zaznamenávajú rozhodnutia o administratívnych a organizačných otázkach činnosti objektu kontroly. Súčasťou administratívnej dokumentácie je dokumentácia, v ktorej sa zaznamenávajú rozhodnutia o administratívnych a organizačných otázkach činnosti objektu kontroly. Informácie a referenčné dokumenty poskytujú informácie, ktoré podporujú určité manažérske rozhodnutia. Informácie a referenčné dokumenty poskytujú informácie, ktoré podporujú určité manažérske rozhodnutia.

18 Druhy správnych písomností z hľadiska rozhodovania Dokumenty vydávané kolektívne Dokumenty vydávané jednotlivo Druhy písomností Vyhlášky, rozhodnutia Príkaz, pokyn Stupeň rozhodovania Federálna vláda, výbory a komisie, rady ministerstiev, najvyššie riadiace orgány akciových spoločností Federálne ministerstvá, správy subjektov Ruskej federácie, šéfovia podnikov Výhody Zvyšuje konzistentnosť prijímaných rozhodnutí Zabezpečuje sa efektívnosť, zvyšuje sa zodpovednosť

19 Štruktúra ORD Formalizovaný dokument Neformalizovaný dokument Vyznačuje sa typickou skladbou a usporiadaním detailov; typická kompozícia a usporiadanie detailov; štandardné konštrukčné detaily; štandardné konštrukčné detaily; použitie papiera štandardných rozmerov použitie papiera štandardných rozmerov malý počet štandardných detailov; malý počet štandardných detailov; viacstranové dokumenty; viacstranové dokumenty; dostupnosť textových, tabuľkových, grafických informácií. dostupnosť textových, tabuľkových, grafických informácií. Typy Všetky dokumenty obsiahnuté v USD Recenzie, správy, abstrakty

20 Zloženie podrobností ORD 01 Štátny znak Ruskej federácie 02 Znak subjektu Ruskej federácie 03 Znak organizácie alebo ochranná známka 04 Kód organizácie 05 Hlavné štátne registračné číslo právnickej osoby. osoba (OGRN) 06TIN/KPP 07 Kód formulára dokumentu 08 Názov organizácie 09 Referenčné údaje o organizácii 10 Názov druhu dokumentu 11 Dátum dokumentu 12 Evidenčné číslo dokumentu 13 Odkaz na evidenčné číslo a dátum založenia dokument 14 Miesto zostavenia alebo uverejnenia dokumentu 15 Adresát

21 Zloženie podrobností ORD 16 Pečiatka schválenia dokumentu 17Uznesenie 18 Názov k textu 19 Kontrolná značka 20 Text dokumentu 21 Značka prihlášky 22Podpis 23 Pečiatka schválenia dokumentu 24 Víza na schválenie dokumentu 25 Odtlačok pečate 26 Certifikačná značka kópie 27 Značka výkonného pracovníka 28 Značka vyhotovenia doklad a jeho odoslanie do prípadu 29 Značka prijatia dokumentu organizáciou 30 Identifikátor elektronickej kópie dokumentu
23 Úlohy služby DOW Dokumentácia prijatých rozhodnutí manažmentu Dokumentácia prijatých rozhodnutí manažmentu Prijímanie, triedenie a distribúcia tokov externých a interných informácií vedúcim a vedúcim pracovníkov oddelení v súlade s ich právomocami Prijímanie, triedenie a distribúcia tokov externých a interných informácií. interné informácie vedúcim a vedúcim pracovníkom oddelení v súlade s ich právomocami Kontrola vyhotovenia dokumentov, rozbor kvality a načasovanie vyhotovenia Kontrola vyhotovenia dokumentov, rozbor kvality a načasovanie vyhotovenia Organizácia uchovávania, vyhľadávanie a vydávanie dokumentov . Organizácia uchovávania, vyhľadávania a vydávania dokumentov.

24 Objem obehu dokumentov za rok Organizačné formy služby predškolskej vzdelávacej inštitúcie Druh podniku, organizácia dokumentov Správa prezidenta Ruskej federácie, Bieloruskej republiky, vlády Ruskej federácie, Bieloruskej republiky 4. ročník 3. ročník 2. ročník 1 100 000 dokumentov Správa prezidenta Ruskej federácie, Bieloruskej republiky, vlády Ruskej federácie, Bieloruskej republiky 4. stupeň 3. stupeň 2. stupeň 1 ">

25 Zoznam štrukturálnych divízií služby DOW Subdivízia pre zefektívnenie kancelárskej práce podnikového riadiaceho systému Subdivízia pre racionalizáciu kancelárskej práce podnikového riadiaceho systému Subdivízia pre príjem a odosielanie korešpondencie Subdivízia pre príjem a odosielanie korešpondencie Subdivízia pre exekučnú kontrolu Divízia pre exekučnú kontrolu korektúry skupina

26 Oficiálne zloženie služby predškolského vzdelávacieho zariadenia VedúciŠpecialisti Pomocní technickí pracovníci Vedúci. služba DOW Head. služba DOW Head. protokolový sektor sektor protokolu Vedúci sekretariátu Vedúci sekretariátu archív Vedúci. Archív Správca dokumentov Správca dokumentov Zástupca vedúceho Zástupca vedúceho Archivár Archivár Referent Referent Redaktor Redaktor Inšpektor Inšpektor Korektor Tajomník Dopravca Špeditér Úradník Úradník Typista Písař Stenograf Stenograf Kuriér Kuriér Operátor kancelárskeho vybavenia

27 Regulačné dokumenty na určenie počtu zamestnancov, rozpočítanie času stráveného plnením konkrétnych úloh a určenie rozsahu prác Medziodvetvové časové normy pre prácu na dokumentárnej podpore riadenia. Medzisektorové štandardy času pre prácu na dokumentárnej podpore manažmentu. Časové normy pre prácu na zlepšení dokumentačnej podpory pre manažment ministerstiev, rezortov, podnikov a organizácií. Časové normy pre prácu na zlepšení dokumentačnej podpory pre manažment ministerstiev, rezortov, podnikov a organizácií. Lehoty prác na automatizovanej archívnej technike a dokumentačnej podpore pre riadiace orgány. Lehoty prác na automatizovanej archívnej technike a dokumentačnej podpore pre riadiace orgány.

) - typ podpory riadenia organizácie, ktorý zahŕňa fixovanie, prenos a ukladanie informácií o stave organizácie a kontrolné akcie na zmenu jej stavu. Odvetvie činnosti, ktoré zabezpečuje dokumentáciu a organizáciu práce s úradnými dokumentmi, je dôležitým aspektom práce každého podniku: dokumenty sa vytvárajú v organizáciách, ktoré odrážajú výsledky a vedenie výrobných činností, finančnú situáciu, prácu s personálom, logistiku atď. . Sú to dokumenty, ktoré zabezpečujú realizáciu riadiacich funkcií, definujú plány, evidujú účtovné a výkaznícke ukazovatele a ďalšie informácie. V tejto súvislosti môžeme konštatovať, že efektívnosť a kvalita prijímaných rozhodnutí, efektívnosť ich vykonávania a činnosti organizácie ako celku do značnej miery závisia od toho, ako je práca s dokumentmi organizovaná.

Organizácia práce s dokumentmi je dôležitou súčasťou riadiacich procesov a manažérskeho rozhodovania, ktorá výrazne ovplyvňuje efektívnosť a kvalitu riadenia.

Proces prijímania manažérskeho rozhodnutia zahŕňa získavanie informácií; jeho spracovanie; analýzy, prípravy a rozhodovania.

Tieto komponenty úzko súvisia so správou dokumentácie. Pre dosiahnutie ekonomického efektu je v prvom rade dôležitá kvalita informácií, ktorá je určená ich množstvom, efektívnosťou, stupňom zložitosti a nákladmi. Ak podnik nemá prehľadnú prácu s dokumentmi, potom sa to v dôsledku toho zhoršuje, pretože závisí od kvality a spoľahlivosti, efektívnosti prijímania a prenosu informácií, správneho nastavenia referenčnej a informačnej služby, prehľadnosti. organizácia vyhľadávania, uchovávania a používania dokumentov.

V kancelárskej práci (DOE) je potrebné vyriešiť tri hlavné úlohy:

Dokumentácia (návrh, realizácia, koordinácia a výroba dokumentov).
Organizácia práce s dokumentmi v procese riadenia (zabezpečenie pohybu, kontrola vyhotovenia, ukladanie a používanie dokumentov).
Organizovanie archívu dokumentov.

Dokumentačnú podporu manažmentu vykonáva špeciálna služba pôsobiaca ako samostatná stavebná jednotka. Môže to byť: správa vecí, všeobecný odbor, úrad alebo sekretariát.

Služba DOW rieši tri hlavné súbory úloh:

zabezpečenie dokumentácie riadiacich činností;
organizácia práce s dokumentmi v inštitúcii;
zlepšenie foriem a metód práce s dokumentmi.

Úlohy, ktorým čelí služba DOW, určujú jej funkcie

Úlohy zabezpečenia dokumentácie riadiacich činností možno riešiť vykonávaním týchto funkcií:
- vývoj a dizajn foriem, zabezpečenie ich výroby;
- zabezpečenie výroby dokumentov, kopírovania a replikácie;
- kvalita prípravy a vyhotovenia dokumentov, dodržiavanie stanoveného postupu schvaľovania a osvedčovania dokumentov.
Úlohy organizácie práce s dokumentmi v inštitúcii sa riešia vykonávaním nasledujúcich funkcií:
- Zavedenie jednotného postupu pri prechode dokumentov (tok dokumentov inštitúcie);
- Špedičné spracovanie prichádzajúcich a odchádzajúcich dokumentov;
- Evidencia a účtovanie došlých, odoslaných a interných dokladov;
- Kontrola vykonávania dokumentov;
- Systematizácia dokumentov, zabezpečenie ich uchovávania a používania; organizácia práce s výzvami občanov.
- Zabezpečenie ochrany informácií.
Úlohy zlepšovania foriem a metód práce s dokumentmi zahŕňajú tieto funkcie:
- vypracovanie a revízia regulačných, inštruktážnych, metodických dokumentov a ich uvedenie do pozornosti zamestnancov organizácie;
- metodické usmerňovanie a kontrola dodržiavania stanovených pravidiel pre prácu s dokumentmi v štruktúrnych útvaroch organizácie;
- pokročilé školenia zamestnancov organizácie a ich poradenstvo pri práci s dokumentmi;
- zefektívnenie dokumentácie organizácie, vykonávanie prác na zjednotení dokumentov, vypracovanie Vysvedčenia a Albumu formulárov dokumentov používaných pri činnosti organizácie;
- vývoj a implementácia nových foriem a metód práce s dokumentmi, zlepšenie pracovného toku organizácie, zlepšenie výkonnej disciplíny;
- stanovovanie úloh pre vývoj a zlepšovanie automatizovaných informačných systémov a databáz pre prácu s dokumentmi.

Podnik, ktorý sa snaží vytvoriť efektívne prostredie na spracovanie informácií a skvalitnenie riadenia, stojí pred týmito úlohami:

Skvalitnenie všetkých prác na príprave a spracovaní dokumentačných informácií vytvorením mechanizmu pre dokumentárnu podporu podniku (DOE).
Výber správnej stratégie automatizácie vrátane správneho výberu softvérových produktov.

Ak chcete zautomatizovať taký zdanlivo jednoduchý predmet, akým je práca s dokumentmi, musíte použiť najnovšie technologické pokroky:

systémy na správu databáz;
systémy na vyhľadávanie dokumentov a analýzu textu;
skenovacie a rozpoznávacie systémy pre dokumenty (tlačené a ručne písané);
prostredie klient-server;
Internet/intranet.

Bez ohľadu na špecifiká podniku možno rozlíšiť tieto hlavné skupiny dokumentov:

organizačné dokumenty podniky (charakteristika, predpisy, zakladateľská zmluva, štruktúra a personálne obsadenie, personálne obsadenie, náplň práce, vnútorné pracovné predpisy);
administratívne dokumenty podniky (príkazy na hlavné činnosti, príkazy, rozhodnutia);
personálne doklady podniky (personálne objednávky, pracovné zmluvy (zmluvy), osobné spisy, osobné karty f. T-2, osobné mzdové účty, pracovné knihy);
finančné a účtovné doklady podniky (hlavná kniha, výročné správy, súvahy, výkazy ziskov a strát, úkony auditov, inventarizácie, plány, správy, odhady, účty, pokladničné knihy atď.);
informácie a referenčné dokumenty podniky (akty, listy, faxy, osvedčenia, telefonické správy, memorandá, vysvetlivky, protokoly atď.).

Dokumenty upravujúce rôzne otázky jeho činnosti (dane, ochrana životného prostredia a pod.) je možné zasielať podniku od štátnych a obecných organizácií. Tieto dokumenty tvoria samostatnú skupinu - regulačné dokumenty vyšších orgánov.

V samostatnej skupine možno rozlíšiť obchodné zmluvy (dohody), ktoré sú hlavnými dokladmi podnikateľskej činnosti.

Všetky tieto dokumenty sa týkajú riadiacich alebo organizačných a administratívnych dokumentov (ORD). Výnimku tvoria finančné a účtovné doklady, ktoré majú špecifické znaky zostavovania a spracovania.

Štátna archívna služba Ruska (Rosarchiv) a jej orgány sa zaoberajú zhromažďovaním a uchovávaním dokumentov odrážajúcich hmotný a duchovný život jeho národov, ktoré majú historický, vedecký, sociálny, hospodársky alebo kultúrny význam. Vytvárajú „pamäť“ spoločnosti, uchovávajú informácie o živote krajiny. Okrem toho je Rosarkhiv ako ústredný orgán federálnej výkonnej moci zodpovedný za organizáciu a zefektívnenie kancelárskej práce v krajine. Vypracováva štandardy a odporúčania pre organizáciu kancelárskej práce. Rosarchív je zodpovedný za organizačnú a administratívnu dokumentáciu (ORD) ako developerská agentúra, čo zahŕňa vypracovanie všeobecných požiadaviek na ORD, špecifické formy dokumentov, kontrolu používania ORD v rôznych oblastiach činnosti, zjednotenie foriem dokumentov vytvorením Jednotného systému organizačnej a administratívnej dokumentácie (USORD). Výbor Ruskej federácie pre normalizáciu, metrológiu a certifikáciu (Gosstandart Ruska) je zodpovedný za regulačnú konsolidáciu špecifických požiadaviek na dokumenty a zjednotenie vytvorením GOST, ako aj za účasť na medzinárodnom zjednocovaní a štandardizácii dokumentov. Ministerstvo práce vypracúva dokumenty o práci a ochrane práce. Ak sú teda orgány najvyšším orgánom pre normatívnu úpravu kancelárskej práce, potom Štátna archívna služba,

Pri úprave činnosti duchovnej služby zohráva významnú úlohu organizačná zriaďovacia listina - právny akt, ktorý určuje postup založenia, pôsobnosť organizácie, jej funkcie, úlohy a pracovný postup. Vývoj charty ovplyvňuje celkovú organizáciu kancelárskej práce. Organizačná štruktúra stanovená v štatúte umožňuje určiť súbory dokumentov, ktoré sa budú používať pri riadiacich činnostiach.

Hlavné regulačné dokumenty upravujúce činnosť služby DOW organizácie:

Služobný poriadok predškolského výchovného zariadenia- ide o právny akt, ktorý určuje postup pri vzniku, povinnosti a organizáciu práce tohto útvaru, ako aj právne postavenie a pôsobnosť úradníkov pracujúcich v službách predškolského výchovného zariadenia. Poriadok o službe predškolského zariadenia vypracúva a podpisuje vedúci služby, schvaľuje vedúci organizácie. Nariadenie je dohodnuté s vedúcimi tých štruktúrnych jednotiek, s ktorými je v ňom stanovený vzťah.

Popis práce- Ide o hlavný organizačný dokument, ktorý upravuje delimitáciu povinností a práv medzi zamestnancami, ktorý slúži ako základ pre odstránenie paralelnosti a duplicity pri výkone jednotlivých operácií.

Pokyny na prácu v kancelárii- Toto je hlavný regulačný dokument, ktorý upravuje pravidlá, techniky, procesy vytvárania dokumentov, technológiu práce s dokumentmi. Pre efektívne fungovanie služby DOW a všetkých oddelení organizácie, pre jasné pochopenie a prezentáciu všetkých fáz práce s dokumentmi v každej organizácii by sa mala vypracovať inštrukcia o kancelárskej práci, berúc do úvahy špecifiká jej činností. .

Tabuľka foriem dokumentov pre typické situácie riadenia. Časový výkaz je zoznam jednotných foriem dokumentov potrebných a postačujúcich na realizáciu dokumentačnej podpory pre funkcie a úlohy riešené spoločnosťou. Obsahuje popis každého dokumentu, jeho právny stav a stupne dokumentácie. Vysvedčenie je spôsob, ako normatívne stanoviť zloženie dokumentov používaných v prístroji, ako aj postup pri ich príprave.

Album formulárov dokumentov organizácie. Spolu s Tabuľkou formulárov dokumentov musí mať každá organizácia Album formulárov dokumentov, čo je zbierka štandardov formulárov dokumentov zahrnutých v Liste.

K dnešnému dňu rozlišovať štyri hlavné organizačné štruktúry predškolskej služby:

Vedenie prípadov.
Spoločné oddelenie.
Kancelária.
tajomník.

Case management je zase rozdelený do nasledujúcich štruktúrnych modelových jednotiek:

Sekretariát je štrukturálna jednotka vytvorená na to, aby slúžila vedeniu organizácie. Skladá sa to z:
- recepcia;
- sekretariát prednostu a sekretariáty zástupcov prednostu;
- sekretariát rady;
- protokolárne.
Oddelenie racionalizácie predškolského vzdelávacieho zariadenia je centrom skvalitňovania predškolského vzdelávacieho zariadenia, metodickým centrom. Medzi jeho funkcie patrí:
- vývoj a implementácia opatrení na zlepšenie kancelárskej techniky;
- rozvoj normatívnej a metodickej podpory kancelárskej práce (predpisy, pokyny, pravidlá, nariadenia, časové výkazy jednotných tlačív a pod.);
- vývoj klasifikačných referenčných kníh (názvoslovie prípadov, klasifikátory, zoznamy dokumentov s lehotami uchovávania).
Kancelária, ktorá je zase rozdelená na:
- expedícia;
- korešpondenčný úrad;
- úrad účtovníctva a evidencie dokumentov;
- výpočtové stredisko na spracovanie a reprodukciu textov dokumentov.
Katedra listov.
Centrálny archív.
Inšpekcia.