Ведение кассы в бюджетной организации. Проверь себя: порядок ведения кассовых операций. Несоблюдение порядка хранения свободных денежных средств

Оборот наличных денежных средств между экономическими субъектами, а также порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации устанавливает Центробанк РФ. Основы закреплены в нормативных документах: Указания Банка РФ №3210-У от 11.03.2014 — для юридических лиц, Положение №318-П от 24.04.2008 — для кредитных организаций.

Операции применяются при получении, перерасчете или выдаче наличных денежных средств на следующие цели:

• выплата заработной платы, стипендий, пособий;
• , расчеты по налоговым обязательствам;
• расчеты с поставщиками и подрядчиками;
• расчеты за оказание платных услуг;
• безвозмездные поступления и пожертвования;
• прочие расчеты.

Правила ведения кассовых операций в 2019 году

Установлены обязательные требования к порядку организации наличного денежного оборота, а также вопросы, которые бюджетная организация устанавливает самостоятельно.

Законодательством определено, что кассиром может быть только работник учреждения. Сотрудника обязательно следует ознакомить с действующим порядком и должностными обязанностями под подпись. Также функции кассира может осуществлять сам руководитель. А если в крупной организации работают несколько кассиров, следует назначить старшего.

Необходимые документы

Документально операции должны быть оформлены соответствующими документами.

Так для поступления наличности в кассу применяется форма приходный ордер (ПРО) ОКУД 0310001. Форма № КО-1 утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88.

Для выдачи наличных денег используется расходный ордер (РКО) ОКУД 0310002. Форма № КО-2 утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88.

Документацию формирует кассир или главный бухгалтер. Обязанности можно передать другому лицу, с которым заключен договор на ведение бухгалтерского учета в организации (п. 4.3 Указаний №3210-У). Условие вступило в силу 19 августа 2017 года.

Новые правила применения ККТ

В 2019 году действует порядок применения контрольно кассовой техники, утвержденный Федеральным законом №54-ФЗ от 22.05.2003 (с изменениями от 03.07.2016). Последние зменения коснулись не только правил регистрации аппаратов ККТ в налоговой инспекции, но и порядка применения онлайн-касс.

Организации, применяющие ККТ, не должны предоставлять аппарат в инспекцию для регистрации или внесения изменений. Все действия можно осуществить через личный кабинет на сайте ФНС России. К тому же, вся информация о расчетах будет автоматически передаваться налоговикам через операторов фискальных данных.

Новшества позволят повысить финансовую эффективность применения ККТ, сократить расходы на обслуживание и перерегистрацию техники, снизить риск финансовых махинаций. Изменения направлены на повышения прозрачности расчетов, осуществляемых наличными деньгами, а также сокращение количества налоговых проверок.

Ответственность и штрафные санкции

За несоблюдение законодательства в части ведения операций по кассе предусмотрена административная ответственность. Часть 1 статьи 15.1 КоАП устанавливает:

1. Наказание для юридических лиц, допустивших нарушение 318 положения о порядке ведения кассовых операций и Указаний №3210-У — штраф от 40 000 до 50 000 рублей.
2. Наказание для должностных лиц организаций и индивидуальных предпринимателей, в виде штрафа от 4 000 до 5 000 рублей.

Основные проводки для отражения кассовых операций

Представим основные операции с наличными деньгами бюджетного учреждения в виде таблицы.

Кассовая дисциплина - это правила работы с денежной наличностью, установленные для ИП и организаций. Они установлены Указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У. В отношении организаций эти правила более строги, а в отношении ИП может применяться упрощенный порядок. Таким образом, кассовая дисциплина в 2016 - 2017 году предполагает соблюдение правил:

• оформления кассовых операций
• накопления наличных денежных средств в кассе
• расчетов наличными средствами по гражданско-правовым договорам

Обо всем об этом мы поговорим в этой статье по порядку. С полным текстом Указаний № 3210-У вы можете ознакомиться .

Документальное оформление кассовых операций

Кассовые операции - это операции по поступлению или выдачи денежных средств из кассы организации или предпринимателя. Касса - это специально оборудованное помещение, предназначенное для хранения денежной наличности и совершения кассовых операций.

Операции с денежной наличностью всегда находятся под пристальным вниманием контрольных и надзорных органов, в связи с чем установлены обязательные требования по их документальному оформлению.

По общему правилу для выдачи денег из кассы должен оформляться . Поступление денежный средств в кассу фиксируется . При этом должны делаться соответствующие записи в кассовую книгу .

Индивидуальные предприниматели, ведущие налоговый учет, вправе эти документы не оформлять согласно п. 4.1 Указаний.

При тех же условиях согласно п. 4.6 Указаний они вправе не вести и .

Вместе с тем, если предприниматели осуществляют выплату зарплаты работникам наличными денежными средствами, то они обязательно должны оформлять .

Скачать бланки кассовых документов

Лимит кассы в 2017 году

В 2017 году лимит кассы должен устанавливаться организациями. Предприниматели, а также организации, относящиеся к субъектам малого предпринимательства, вправе его не устанавливать.

Организации и предприниматели могут работать с наличностью по разным причинам. Наличностью могут рассчитываться клиенты и покупатели. Наличными денежными средствами могут осуществляться расчеты с работниками. При этом, возможности работы с наличностью для организаций ограничены.

Лимит кассы - это размер денежной наличности, которая может находиться в кассе организации. Организации обязаны не допускать превышения предельного размера наличности в кассе на конец рабочего дня. А в случае если в кассе образуется сверхлимитная наличность, организация обязана в тот же день сдать наличные средства в превышающем размере в банк для зачисления на свой расчетный счет. Из этого правила есть некоторые исключения, когда в кассе допускается наличие денежных средств сверх установленного лимита (например, в дни выплаты зарплаты). Подробнее об этом в специальной статье на нашем сайте, ссылка на которую приведена ниже.

За нарушение этого правила установлена административная ответственность по ст. 15.1 Кодекса об административных правонарушениях.

Используются 2 формулы: по объему поступлений наличных денежных средств в кассу организации или по объему выдачи наличных средств из кассы. О том, как сделать расчет лимита кассы наиболее выгодным образом читайте в следующей статье .

Выдача наличных денежных средств из кассы под отчет

Под отчет выдаются денежные средства работникам на командировочные расходы или для приобретения ими товаров, работ, услуг для нужд организации или предпринимателя. Эти операции должны оформляться соответствующими подтверждающими документами. Выдача наличных денежных средств из кассы оформляется расходным кассовым ордером.

При направлении работника в командировку по заявлению работника ему выдается аванс на командировочные расходы по проезду, проживанию, суточные и другие расходы. По прибытии из командировки работник должен отчитаться об израсходованных средствах. Для этого в течении 3-х рабочих дней с момента прибытия должен представить авансовый отчет о произведенных расходах и подтверждающие документы (билеты, оплаченные счета и т. д.). Если работник потратил меньше денежных средств чем полученный аванс, то остаток должен быть возвращен в кассу.

Выдача аванса не допускается работникам, которые имеют непогашенную задолженность по ранее выданным под отчет суммам.

Также работнику могут быть выданы денежные средства для приобретения товаров, работ, услуг на нужды организации или предпринимателя. Работник также должен отчитаться об израсходованных средствах не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который выданы наличные денежные средства.

Правила выдачи наличных денежных средств под отчет установлены п. 6.3 Указаний.

Расчеты наличными денежными средствами с контрагентами

При расчетах с контрагентами (подрядчиками, поставщиками, исполнителями) по договорам оплату наличными денежными средствами можно производить в ограниченных размерах. В 2017 году, как и в предыдущие годы, сумма оплаты наличными не должна превышать 100 000 рублей по одному договору. Обратите внимание, что речь идет об общей сумме оплаты по договору, а не о сумме одного платежа. То есть если по одному договору была сделано не сколько платежей наличными, например, 50 000 руб и 60 000 руб., то предельный размер расчетов наличными будет превышен. За что организацию могут оштрафовать по ст. 15.1 КоАП РФ.

Кассовая дисциплина в 2017 году для ИП

Резюмируем по каким правилам должны совершать кассовые операции, работать с наличность индивидуальные предприниматели.

Если большинство вышеуказанных правил являются обязательными для организаций, то для ИП кассовая дисциплина в 2017 году менее строга.

ИП вправе не устанавливать лимит кассы, и если они этого не делают, то у них не возникает обязанности сдавать наличные денежные средства для зачисления на банковский счет.

ИП вправе обойтись без оформления РКО и ПКО, ведения кассовой книги при условии ведения налогового учета (для чего используются книги учета доходов и расходов) Подробнее об этом . Но в случае выдачи зарплаты работникам наличными денежными средствами ИП обязаны оформлять платежные ведомости () или расчетно-платежные ведомости (), в которых фиксируется факт выдачи наличных средств из кассы.

Совсем недавно, с июня 2014 года в Российской Федерации введен новый порядок ведения кассовых операций. Он усовершенствован по сравнению с предыдущим порядком и претерпел ряд изменений. Поскольку эти действия относятся к важным бухгалтерским операциям, которые присутствуют практически на каждом предприятии, организации или у индивидуального предпринимателя, то необходимо тщательно ознакомиться с обновленным порядком их ведения.

Контролирующие и проверяющие инстанции частенько проверяют отчетность и правильность проведения таких операций. Чтобы не попасть впросак и не нажить неприятности и штрафные санкции, лучше внимательно изучить нововведения. Давайте подробно рассмотрим основные положения, касающиеся кассовых операций в 2019 году: их организацию, порядок проведения, кассовые документы, лимит остатка кассы и другие изменения в законодательстве.

Кому это необходимо?

Хотя указанием Центробанка РФ введены новые правила ведения данных операций, формы кассовых документов не изменились . Изменены многие нормы, но нельзя сказать, что изменения стали кардинальными. Больше всего нововведения касаются индивидуальных предпринимателей, им придется немного поменять привычный уклад работы. Но это окупается упрощением ведения операций для них, то есть именно то, чего предприниматели и весь малый бизнес так долго добивались.

Некоторые нюансы есть и для предприятий и организаций, которые, в частности, касаются и бухгалтеров. Поэтому и бухгалтерским отделам фирм, и ИП необходимо знать обновленный порядок ведения операций с кассой. Не лишним это будет и для руководителей среднего и высшего звена, ведь они отвечают за всю работу организации в целом.

Организация операций и их ведение

Порядок, введенный в 2014 году, условно разделен на две части: обычный и упрощенный . Обычный предназначен для всех юридических лиц, кроме банковских учреждений, а упрощенный — для ИП, микропредприятий или малых предприятий.

Кассовые операции необходимо проводить исключительно в кассе. Отвечает за их проведение сотрудник фирмы или индивидуального предпринимателя – кассир . В случае, когда кассиров несколько, один из них должен быть назначен старшим. Также проводить операции имеет право и сам руководитель либо индивидуальный предприниматель.

Как и раньше, кассовые документы подписывает главбух или бухгалтер, а если он отсутствует, то руководитель и кассир. Кассовые операции, проводимые непосредственно руководителем, не нуждаются в дополнительных подписях.

С 2015 года разрешено вести данные операции с помощью использования программно-технических средств . Предъявляемые к данным средствам требования: они обладают функцией распознавания не менее чем четырех машиночитаемых защитных свойств банкнот Центробанка, их перечень содержится в нормативных актах.

Некоторые изменения претерпели и операции в кассе в обособленных подразделениях. В самом порядке указывается определение «обособленного подразделения». Оно представляет собой любое подразделение фирмы, по местонахождению которого находится не меньше чем одно оборудованное рабочее место. Срок его создания, как мы видим из определения, не имеет значения. Для них введен лимит остатка наличных средств. Порядок его установления связан с тем, имеется ли право у обособленного подразделения на сдачу наличных на банковский счет. О лимите подробнее будет сказано в последнем разделе статьи.

Обязательной стала и своя кассовая книга для таких подразделений. Ведется она в любом случае, не имеет значение, сдает ли подразделение деньги в банковское учреждение. Такое изменение обосновано тем, что листы книги теперь делаются в единственном экземпляре, их не нужно сдавать в главный офис на следующий день.

Еще раз о новых правилах — на следующем видео:

Кассовые документы

Изменения почти не коснулись данной сферы, кассовые документы не претерпели существенных преобразований . Кассовая книга, ведомости, приходные и расходные ордера остались прежними, поэтому все унифицированные формы можно продолжать использовать. Но заполнять их следует с обязательным учетом нововведенных правил. О них мы поговорим далее.

В соответствии с упрощенным порядком ведения операций индивидуальные предприниматели освобождены от обязанности оформления таких документов, как кассовая книга, приходные, расходные кассовые ордера. Но они должны вести налоговый учет доходов или и (или) иных объектов налогообложения или физических показателей, которые характеризуют определенный вид деятельности.

Если компания продолжает вести бумажный документооборот, то кассовую книгу в электронном варианте хранить не нужно. Теперь вы имеете право выбрать электронный вариант либо бумажный носитель.

К нововведениям относится и то, что кассовые документы теперь имеет право оформлять и приходящий «бухгалтер», то есть физлицо, работающее по договору на оказание услуг. Что касается обособленных подразделений, то передавать листы кассовой книги следует по-новому. Теперь копию листа книги, заверенную руководителем обособленного подразделения, передают в порядке, устанавливаемым самим юрлицом, при этом во время разработки порядка необходимо учитывать сроки по составлению своей бух- или финотчетности. Таким образом, сдавать листы кассовой книги можно всего лишь один раз в год при подготовке отчетности.

Исправления в бумажных кассовых документах, ранее строго запрещенные, теперь можно вносить. Исключение составляют приходные и расходные кассовые ордера. Оформить исправление просто: вписываете дату внесения исправления и ФИО с подписью тех лиц, которые оформили исправленный документ.

Основные новации, внесенные в заполнение документов, следующие:

• Возможно ведение кассовых документов в электронной форме, их заверение осуществляется при помощи электронной подписи. Бумажный экземпляр кассовой книги, расходных, приходных ордеров и ведомостей не требуется при наличии электронных.
• Исправления в электронных документах делать нельзя. Документ, содержащий ошибку, после его подписания может быть только удален и заполнен новый.
• Второй лист кассовой книги (в народе именуется как отчет кассира) больше не актуален и не требуется.
• Единый приходный ордер разрешено оформлять не только на основании контрольной ленты за день, но и на базе бланка строгой отчетности.
• Получатель может не вписывать прописными буквами сумму полученных по расходному ордеру денежных средств.
• В подотчет денежные средства выдаются на основе заявления от работника в произвольной форме, в котором приведена сумма наличных средств, срок, на который они выданы, дата и подпись руководителя. Отныне не требуется собственноручная запись самого директора о сумме и сроках.
• Не нужно вести реестр депонированных сумм, хотя в зарплатных ведомостях остается графа о депонировании.
• Кассовая книга не заполняется в те дни, в которые не осуществлялось наличных расчетов. Раньше из-за неточности в порядке некоторые фирмы заполняли листы и на пустые дни. Сейчас все расставлено по местам.
• На квитанции к приходному ордеру кассиром ставится штамп и его подпись.
• Кассиры могут передавать друг другу денежные средства без расходного ордера, только на основании записи в книге учета наличных.

Обратите ваше внимание на то, что внутренние кассовые документы придется обновить в 2015 году и сделать в них ссылку на новое Указание ЦБ РФ , в том числе и на приказ о лимите остатка в кассе.

Лимит остатка кассы

Лимит остатка кассы – наиболее изменившийся раздел порядка. Новая формула расчета лимита наличных не имеет строгой привязки к поступлениям в кассу. Теперь предприятие может вести расчет исходя из наличной выручки или же из суммы расходов.

Лимит обязателен, ведь он устанавливает объем средств, которые свободно хранятся в кассе. Компании сами вводят определенный лимит. Если это не будет сделано, то лимит наличных считается нулевым, и всю наличную сумму в кассе, образовавшуюся на конец дня, следует внести на счет в банке.

Новое положение точно регламентирует формулы расчета лимита. Выбор подходящей оставлен на усмотрение организации. Формулы всего две.

Первая – расчет производится по наличной выручке, то есть по поступлениям, которые пришли от проданного товара, оказанной услуги либо выполненной работы. В случае, если у юрлица есть обособленные подразделения, то общий кассовый лимит определяется с учетом лимита, установленного для такого подразделения. Таким образом, лимит в кассе юрлица один, но его величина может быть распределена между обособленными подразделениями.

Следует подчеркнуть, что лимит наличных в кассе обособленного подразделения, как части общего, должен быть установлен распорядительным документом предприятия или организации. Если подразделение самостоятельно сдает деньги на счет в банковское учреждение, то главный офис устанавливает лимит для него в порядке, который предусмотрен для юрлиц. Тогда они раздельны.

Формула расчета представлена так: L = V / P × Nc , где

• L – лимит в рублях;
• V – объем выручки в наличных денежных средствах;
• Р – расчетный период, а именно количество рабочих дней, за который происходит учет объема поступлений наличных. Период не может быть больше, чем 92 рабочих дня (для юрлиц).
• Nc – период времени между сдачей в банк выручки: 1-7 рабочих дней, если же в месте, где расположена компания, нет банка, то до 14 дней.

Вторая формула – расчет ведется на основе объема выданных денежных средств. Для тех юрлиц, которые имеют обособленные подразделения, учитываются средства, выданные ими. Но это только в том случае, если они сдают наличку в главный офис. Если же нет, то они имеют собственный лимит.

Формула имеет почти аналогичный вид, изменен только один показатель: L = R / P × Nc , где

• R – объем выдач наличных, который не включает сумму, выплачиваемую в качестве заработной платы, стипендий или других выплат работникам.

Возможен ли сверхлимит? Только в дни выплаты зарплаты, стипендии или иных социальных выплат работникам, в том числе день получения наличных денежных средств со счета в банке на эти выплаты. Выдача денежных средств не должна превышать 5 рабочих дней. Других исключений не предусмотрено и за превышение лимита грозит штраф. Должностные лица заплатят 4-5 тысяч рублей, размер для организаций больше – 40-50 тысяч рублей.

Индивидуальные предприниматели и субъекты малого предпринимательства имеют право не вводить для себя лимит наличных средств в кассе, что существенно облегчает некоторым жизнь, но можно его и оставить. Например, он полезен для безопасного хранения денежных средств. Отменить предыдущий лимит, установленный ранее, можно путем издания соответствующего приказа.

Изменения в 2016 году

Ведение кассовых операций ожидает большое количество изменений, вступающих в силу в 2016 году:

• Основное касается необходимости использования обновленных аппаратов, которые должны собирать всю информацию автоматически и в режиме онлайн отправлять все сведения в налоговые органы.
• В этом случае чеки также смогут подготавливаться автоматически и высылаться покупателям на их почту.
• Если у компании в использовании находится кассовый аппарат, у которого не закончился срок регистрации (при условии того, что суммарный срок использования не превысит 7 лет), то она может продолжить его использование до конца срока и только потом переходить на новую технику.
• Теперь для всех юридических лиц появляется ограничение на хранение наличных: теперь каждый день деньги будет необходимо сдавать в банк или другую подобную организацию, которая будет нести ответственность за инкассацию, транспортировку и пересчет наличности.
• Для ИП продолжается процесс упрощения ведения отчетности и документации: в частности, отменена необходимость ведения кассовых ордеров – расходного и приходного. Также, для индивидуальных предпринимателей не действует правило лимита. Если юридическое лицо считается малым предприятием, по данному вопросу оно попадает под законодательство для ИП.

В практике отечественного предпринимательства широкое распространение получили расчеты с использованием наличности. Обширное применение такого инструмента обуславливается его удобством и универсальностью. Но нужно учитывать, что использование наличных денег не должно нарушать нормы российского права, в том числе и об обязанности по учету кассовых операций.

Нормативное регулирование кассовых операций

Сфера применения наличных расчетов строго регламентирована Центробанком России в Указаниях от 07.10.2013 № 3073-У . Так, наиболее часто организации могут использовать деньги из кассы на заработную плату, выдачу под отчет, расчеты с партнерами, получение и внесение денег на соответствующий счет и так далее. На цели, не указанные Банком России, наличные денежные средства компании направлять не могут.

При любом использовании наличных денег соответствующее предприятие обязано неукоснительно соблюдать и иной нормативный акт Центробанка Российской Федерации, которым являются Указания от 11.03.2014 № 3210-У (далее — Указания). Поименованный нормативный документ содержит исчерпывающий перечень процедур, необходимых для правильного ведения кассовой дисциплины компании.

Лимиты кассы

Для того, чтобы начать осуществление наличных расчетов, соответствующее предприятие должно обзавестись кассой. В данном случае имеются в виду не ККМ или ККТ, а помещение и организация работы. Игнорирование предприятием описанной обязанности будет расценено контролирующими инстанциями в качестве нарушения кассовой дисциплины, а компания, совершившая названный проступок, может быть привлечена к ответственности в виде штрафа, размер которого установлен КоАП России.

Стоит отметить, что без надлежащей организации работы с наличными деньгами правильный учет кассовых операций невозможен.

Для исполнения предписаний Центробанка РФ компании, использующие наличность и оставляющие ее в кассе, должны рассчитать лимиты на остаток денег. От такой обязанности освобождаются предприниматели и малые предприятия.

Необходимо обратить внимание на отсутствие обязательности установления лимитов каждым предприятием, использующим в своей деятельности наличность. Расчет максимального размера остатка денег в кассе позволяет юридическому лицу не сдавать средства, вписывающиеся в расчетные рамки, в банк. Если же компания не рассчитала лимит, то он считается равным нулю и по окончании рабочего дня наличных денег у предприятия быть не должно.

Для правильного учета кассовых операций предприятие при определении лимита должно использовать формулы, разработанные Центробанком Российской Федерации. Поименованные алгоритмы отражены в приложении к Указаниям ЦБ РФ. В расчетах следует использовать фактические показатели каждого предприятия. Для законного увеличения лимита компаниям целесообразно брать максимальные значения показателей, используемых в расчете.

Важно отметить, что компания не имеет права применять лимит, установленный произвольно. Если расчет производится предприятием, созданным недавно и не имеющим необходимой статистики, то при определении лимита следует использовать планируемые значения.

Введение разработанного лимита в действие осуществляется через издание генеральным директором предприятия соответствующего приказа. Форма такого документа не утверждена, и специальные требования к ней не предъявляются. Поэтому каждая компания издает соответствующий приказ в произвольной форме. Обязательными к включению в такой документ являются сами размеры максимальных сумм наличности, период действия лимитов и их расчет.

Компании, имеющие в своем составе обособленные подразделения, которые территориально удалены от головной организации, при расчете лимитов должны учитывать свои структуры. В этом случае определяющее значение имеет адресат, куда сдаются наличные деньги.

Если наличные средства поступают в кассу головной компании, то лимиты рассчитываются с учетом доли соответствующего подразделения.

Иная ситуация возникает, когда обособленная структура сдает деньги в банк самостоятельно. В этом случае следует устанавливать самостоятельные лимиты для каждого такого подразделения.

Из сказанного выше следует, что правильный бухгалтерский учет кассовых операций невозможен без установления лимитов на остаток наличных. Это применяется в случаях, когда предприятие накапливает денежные средства по окончании рабочего дня.

Кассовые операции

По общему правилу действия предприятий, связанные с приемом или выдачей наличных денег, являются кассовыми операциями. Их участником может быть любое лицо, отвечающее признакам дееспособности и правоспособности.

Для единообразного оформления движения наличных денег Госкомстат России Постановлением от 18.08.1998 № 88 разработал и утвердил унифицированные формы документов. Утвержденные бланки применяются субъектами для наличных расчетов и используются при учете кассовых операций. Их заполнение является обязательным. Составление документов по иным формам свидетельствует о нарушении кассовой дисциплины и наказывается штрафом.

Основной документацией по бухгалтерскому учету кассовых операций, необходимой для правильного оформления операций с наличными деньгами, является:

• расходный кассовый ордер;
• приходный кассовый ордер;
• кассовая книга;
• расчетно-платежная ведомость.

Любые движения наличных денег в кассе компании обязательно оформляются расходным или приходным ордерами. Такие документы подписываются бухгалтером и кассиром, при этом операции с наличными деньгами проводятся последним.

Генеральный директор вправе оформлять РКО и ПКО. Условием легитимности такого заполнения является осуществление операций с наличностью руководителем.

Важно помнить, что сотрудники, прямо не названные Центробанком России, лишены права совершать кассовые операции и составлять соответствующие документы. Ответственному работнику обязательно передаются печати и штампы, а также вручаются образцы подписей сотрудников, уполномоченных на подписание РКО и ПКО. Им разъясняются права и обязанности под личную подпись.

Еще одним необходимым документом является кассовая книга. Порядок ее заполнения и ведения подробно описан в нормативных актах России.

Все записи в кассовой книге должны быть подкреплены РКО и ПКО. По окончании смены кассир сверяет данные в форме № КО-4 со сведениями, указанными в ордерах. По итогам таких действий определяется остаток наличных денег.

Средства сверх лимита зачисляются на расчетный счет.

Если происходит выдача заработной платы работникам или стипендий, то необходимо заполнять и вести расчетно-платежную ведомость. Сведения в названном документе должны соответствовать данным кассовой книги и РКО.

При заполнении и оформлении кассовой книги или расчетно-платежной ведомости необходимо руководствоваться приказом Министерства финансов Российской Федерации от 30.03.2015 № 52н , которым утверждены методические рекомендации по применению и заполнению форм первичных учетных документов.

Все документы по операциям с наличными деньгами могут вестись как на бумажном носителе, так и в электронном виде. Для последнего способа необходимы электронная подпись и обеспеченность компании специальными техническими средствами.

Независимо от способа ведения документов в них не допускается наличие ошибок или неточностей. Документы должны быть заполнены аккуратно и разборчиво.

Следует отметить, что, помимо учета движения наличных денег, предприятия обязаны надлежащим образом осуществлять оформление операций с денежными документами с внесением в соответствующие формы отметки «фондовый».

Бухгалтерский учет кассовых операций

Министерство финансов Российской Федерации издало приказ от 31.10.2000 № 94н , которым утвердило не только План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, но и Инструкцию по его применению.

Указанным выше Планом счетов введен счет 50 «Касса».

Вышеназванный счет предназначен для ведения бухгалтерского учета кассовых операций с денежными средствами в кассах компаний.

Для учета наличности организации существует бухгалтерский счет 50, дебет счета показывает поступающие в кассу суммы от контрагентов, кредиты – выбывающие. Конечно сальдо отражает денежную сумму, имеющуюся в наличном виде в конкретный момент времени. Все операции с наличными денежными средствами должны быть отражены на этом счете.

Хозяйственные операции, связанные с движением наличных денежных средств, именуются кассовыми операциями. Помимо наличных денег, в кассе можно хранить денежные документы, к которым относятся, например, билеты, путевки.

К таким операциям относится поступление наличных средств и их выбытие.

Кассовые операции так же, как и любых других хозяйственные операции, выполняются на основании первичных документов (что это за документы читайте ). Бухгалтерский учет возможен только при наличии оправдательных документов.

Бланки кассовых документов имеют унифицированные формы, указанные ниже. При заполнении форм нужно помнить, что исправления в таких документах, как приходный и расходный ордер, не допускаются.

Первичные кассовые документы:

• КО-1 унифицированная форма, которой оформляется поступление (оприходование) наличных денежных средств, данная форма именуется «Приходный кассовый ордер»;
• КО-2 – типовая форма для отражения выдачи средств из кассы, наименование данного бланка «Расходный кассовый ордер»;
• КО-3 – указанные выше формы ордеров необходимо регистрировать в специально предназначенном для этого журнале унифицированная форма КО-3;
• КО-4 – это также один из обязательных документов, который необходимо вести на предприятии, именуется данная форма «Кассовая книга», в ней фиксируются все движения по кассе. Записи в эту книгу осуществляются на основании заполненных первичных приходных и расходных денежных документов. ИП данную книгу могут не вести, если они ведут учет доходов и расходов;
• объявление на взнос наличными в банк форма 0402001 применяется при сдаче наличных средств из кассы в банк;
• денежный чек на получение наличных используется при снятии наличных денег с расчетного счета.

Заполнение кассовых документов с возможностью скачать бланки и образцы вы найдете в .

Для использования расчетов наличными денежными средствами необходимо применение ККМ, для некоторых видов деятельности допускается использовать . В настоящее время приобретение кассового аппарата обойдется вам в 15000 руб.

Лимит кассы

Существует такое понятие, как «лимит кассы» – это сумма наличных денег, которую можно оставить по окончании рабочего дня. Данный показатель устанавливается юридическими лицами самостоятельно на основании распорядительного документа. ИП и малые предприятия могут не устанавливать лимит.

Сумма средств сверх лимита по окончании рабочего дня перемещается на расчетный счет организации, то есть сдаваться в банк, при этом необходимо заполнить форму 0402001 – объявление на взнос наличными.

Деньги сверх лимита могут храниться только в том случае, если они предназначены для выплаты персоналу зарплаты, а также социальных выплат, при этом они могут находиться в кассе предприятия 3 дня, в эти 3 дня следует также включить день, когда получены деньги в банке. Также деньги могут остаться, если кассовые операции в организации выполнялись в выходной или праздничный день, когда нет возможности сдать эти деньги в банк.

Получить с расчетного счета в банке наличные деньги организация может только на следующие цели:

• на выплату заработной платы персоналу,
• на оплату расходов, связанных с командировкой,
• на различного рода хозяйственные нужды.

Получить наличные деньги можно на основании денежного чека.

Для ведения кассы, как правило, нанимается специальный человек – кассир. Также обязанности данной должности может выполнять бухгалтер или сам руководитель (если организация небольшая). Учет кассовых операций регулируется определенными законодательными документами.