Подпись мол в инвентаризационных документах, если мол уволено. При уходе на больничный мол во время инвентаризации Материально ответственное лицо отказывается подписывать акт инвентаризации

"Самое главное в нашей жизни чаще всего происходит в наше отсутствие".

Салман Рушди

Время от времени приходится сталкиваться с ситуацией, когда нужно провести инвентаризацию в отсутствие материально ответственного лица (МОЛ). Лицо это могло, скажем, заболеть, уйти в отпуск или пропасть без вести. Как в этом случае соблюсти требование пункта 2.8 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утв. Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 N 49 (Указания) - "проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц" ? И чем, собственно, грозит его несоблюдение?

Ответ на второй вопрос попроще. Так, административная ответственность за нарушение правил инвентаризации не предусмотрена . Наиболее близкие составы - в ст.ст. 15.1, 15.11 КоАП РФ, но и они не подходят.

Другая возможная неприятность - недействительность инвентаризации (точнее, ее результатов). Указания называют только одно основание для признания результатов инвентаризации недействительными - отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации . Соответственно, все остальные нарушения нормативных требований при проведении инвентаризации будут в случае судебного спора (а именно с прицелом на него мы тут и ломаем голову) оцениваться судом в совокупности по общим правилам гражданского или арбитражного процесса. В зависимости от количества и существенности таких нарушений, а также от наличия иных доказательств причинения ущерба работником (вот! вот оно всё к чему было) этот ущерб может быть признан доказанным, а может и не быть.

При отсутствии нарушений результаты инвентаризации почти наверняка гарантируют доказательную базу. Поэтому возвращаемся к первому вопросу. Нельзя ли как-нибудь "проинвентаризироваться" без МОЛ? Сами Указания не содержат каких-либо оговорок, позволяющих проводить инвентаризацию в отсутствие МОЛ. Однако зацепка есть - это пункт 6.3 Указаний о порядке применения в государственной торговле законодательства, регулирующего материальную ответственность рабочих и служащих за ущерб, причиненный предприятию, учреждению, организации, утвержденных Приказом Минторга СССР от 19.08.1982 № 169 . Указания эти не отменены, применяются в части, не противоречащей действующему законодательству. Примечанием (!) к указанному пункту Указаний определено, что если по состоянию здоровья или другим причинам работник не может лично передать числящиеся за ним ценности, их передача производится комиссией в установленном порядке . Можно выдохнуть.

Рекомендации здесь могут быть такие: постараться уведомить всё же МОЛ о проведении инвентаризации, а в случае невозможности его присутствия - сделать соответствующую отметку с указанием причин отсутствия в акте о результатах инвентаризации. Если ожидается недостача и цена вопроса велика, то для подстраховки можно привлечь к участию в инвентаризации независимого аудитора.

Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц (п. 2.8 Методических указаний по инвентаризации). Проведение инвентаризации в отсутствие материально ответственного лица является нарушением порядка проведения инвентаризации.

Если материально ответственное лицо не может присутствовать при проведении инвентаризации по объективным причинам (например, в случае болезни, по семейным обстоятельствам и т.д.), то инвентаризация должна быть перенесена на более поздний срок, согласованный с работником.

Если материально ответственное лицо уклоняется от участия в инвентаризации в связи с причинением ущерба, то организации необходимо запастись необходимыми доказательствами, например:

Направить извещение (уведомление) материально ответственному лицу о времени и месте проведения инвентаризации. Таким извещением могут быть приказ о проведении инвентаризации с отметкой сотрудника об ознакомлении (либо акт об отказе материально ответственного лица ознакомиться с приказом, либо акт об отсутствии работника на рабочем месте в период с даты издания приказа до даты начала инвентаризации и т.д.), письмо (телеграмма) в адрес материально ответственного лица с уведомлением о времени проведения инвентаризации и последствиях его неявки в виде проведения инвентаризации без него. Наличие такого извещения (уведомления) в ряде случаев позволяет судам сделать вывод о правомерности взыскания с работника суммы ущерба, выявленного инвентаризацией, проведенной без его участия, но с его надлежащим уведомлением;

Зафиксировать факт отсутствия материально ответственного лица при проведении инвентаризации, например составить акт об его отсутствии на рабочем месте с указанием соответствующей информации в табеле учета рабочего времени;

Пригласить материально ответственное лицо для ознакомления с результатами ревизии (ч. 3 ст. 247 ТК РФ). Приглашение может быть направлено письмом (телеграммой) в адрес материально ответственного лица с уведомлением о вручении;

Направить требование о предоставлении письменного объяснения для установления причины возникновения ущерба (при его обнаружении) (ч. 2 ст. 247 ТК РФ);

Составить акт об отказе или уклонении от предоставления объяснения (ч. 2 ст. 247 ТК РФ).

Подробнее о процедуре привлечения работника к материальной ответственности см. Путеводитель по кадровым вопросам.

Подробнее о доказательствах при разрешении спора, связанного с возмещением работодателю причиненного ущерба, см. Путеводитель по кадровым вопросам.

Если материально ответственное лицо не совершает никаких ответных действий, то инвентаризация проводится без его участия в общем порядке с учетом следующих особенностей:

Инвентаризационная комиссия приступает к ревизии без расписки материально ответственного лица, о чем указывается в инвентаризационной описи (акте) (расписка материально ответственного лица должна быть предоставлена комиссии на основании абз. 3 п. 2.4 Методических указаний по инвентаризации);

На инвентаризационных описях (актах) и сличительных ведомостях указывается информация об отсутствии подписи материально ответственного лица, уклоняющегося от проведения инвентаризации.

Если инвентаризация вызвана сменой материально ответственных лиц, при которой материально ответственное лицо, сдающее ценности, уклоняется от участия в инвентаризации, то в конце описи материально ответственное лицо, принявшее ценности, дает расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в его присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение (п. 2.10 Методических указаний по инвентаризации).

К документам об инвентаризации прикладываются документы из указанного выше перечня, подтверждающие уклонение материально ответственного лица от участия в инвентаризации в связи с причинением ущерба. Окончательное решение о регулировании разниц, обнаруженных инвентаризацией, и списании недостач принимается руководителем организации (п. 5.4 Методических указаний по инвентаризации).

Работник, являющийся материально ответственным лицом, отсутствует на работе без уважительных причин длительное время. Наниматель принял решение уволить его за прогул.
Как в такой ситуации осуществить прием-передачу материальных ценностей другому работнику?

Проведение инвентаризации имущества обязательно при смене материально ответственных лиц (абз. 4 п. 2 ст. 13 Закона РБ от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности» (далее - Закон № 57-З)). Следовательно, увольнение материально ответственного лица (в т.ч. за прогул) возможно только при условии проведения инвентаризации и подписания материально ответственным лицом соответствующего акта. Из этого следует, что нанимателю необходимо организовать работу таким образом, чтобы инвентаризация и прием-передача материальных ценностей от увольняемого работника были произведены непосредственно до увольнения.

Вместе с тем действующее законодательство, регулирующее вопросы проведения инвентаризации (Закон № 57-З, Инструкция по инвентаризации активов и обязательств, утвержденная постановлением Минфина РБ от 30.11.2007 № 180 (далее - Инструкция № 180)), не дает ответ на вопрос, что необходимо предпринять нанимателю в случае, когда увольняемое материально ответственное лицо не появилось для проведения инвентаризации. Более того, согласно законодательству проверка фактического наличия активов и обязательств проводится при обязательном участии материально ответственных лиц (п. 19 Инструкции № 180). При проверке фактического наличия активов и обязательств в случае смены материально ответственных лиц в инвентаризационных описях лицо, принимающее ценности, расписывается в их получении, а сдавшее - в их сдаче.

Вместе с тем на практике могут возникнуть такие ситуации, когда необходимо обязательно провести инвентаризацию, а материально ответственное лицо на ее проведение не является.
Полагаем, что, если работник, являющийся материально ответственным лицом, не выходит на работу, в т.ч. для проведения инвентаризации, то наниматель должен до его увольнения создать комиссию для приема-передачи материальных ценностей и направить данному работнику письмо-уведомление с предложением принять участие в приеме-передаче материальных ценностей.

В письме необходимо указать следующие сведения: основание проведения инвентаризации (дата, номер приказа), состав комиссии, дату, время, место проведения инвентаризации, а также предупреждение работника о том, что в случае неприбытия (отсутствия) работника для проведения инвентаризации она будет проведена даже при его отсутствии.

В случае неявки работника для проведения инвентаризации, по нашему мнению, комиссии по проведению инвентаризации необходимо составить соответствующий акт, в котором отражают факт неявки материально ответственного лица, а также сведения об уведомлении работника о проведении инвентаризации. Факт отсутствия материально ответственного лица также должен быть отражен в инвентаризационных описях (актах). Это необходимо сделать для того, чтобы в случае обжалования работником результатов инвентаризации имелось подтверждение отсутствия вины нанимателя в части проведения инвентаризации при отсутствии материально ответственного лица.

Следует отметить, что если материально ответственное лицо отсутствует по неуважительной причине, то в соответствии с Трудовым кодексом РБ такой работник не выполняет своих обязанностей, что также должно подтверждаться документально (письма, акты и т.д.).

Перед проведением инвентаризации наниматель должен назначить новое материально ответственное лицо (если это по каким-либо причинам не было сделано ранее), которое в присутствии инвентаризационной комиссии примет материальные ценности на ответственное хранение и будет участвовать в инвентаризации в качестве материально ответственного лица.

Во избежание возможных споров по вопросам законности проведения инвентаризации, дальнейшего взыскания недостач (ущерба) и т.п. в локальных актах, регулирующих правила проведения инвентаризации, с которыми работник знакомится под роспись, и (или) в письменном договоре о полной материальной ответственности необходимо прописывать случаи и порядок проведения инвентаризации в отсутствие работника. Одним из таких случаев может быть отказ материально ответственного лица от участия в проведении инвентаризации, длительный прогул и т.п. В этих же документах следует оговорить вопросы о доступе к товарно-материальным ценностям в отсутствие работника (передача ключей определенным лицам по акту и т.п.).

В сентябре 2013 г. в организацию был принят на работу сторож. В трудовом договоре в графе «Режим рабочего времени и времени отдыха» начало и окончание рабочего дня было указано: «по графику». В период с апреля по октябрь в графике начало смены предусматривалось в 19:00, окончание смены - в 7:00. С ноября 2013 г. время начала и окончания смены было изменено - с 17:00 до 9:00 соответственно (при этом продолжительность рабочего времени в месяц не увеличилась).
Является ли данное изменение графика изменением существенных условий труда?
Что делать, если работник отказывается ставить свою подпись в графе «Ознакомлен с графиком»?
Будет ли законным увольнение за прогул в случае неявки работника на работу в соответствии с новым графиком?

Является. Составить соответствующий акт. Не будет.

Режим рабочего времени - порядок распределения нанимателем установленных Трудовым кодексом РБ (далее - ТК) для работников норм ежедневной и еженедельной продолжительности рабочего времени и времени отдыха на протяжении суток, недели, месяца и других календарных периодов (ст. 123 ТК).

Режим рабочего времени определяет время начала и окончания рабочего дня (смены), время обеденного и других перерывов, последовательность чередования работников по сменам, рабочие и выходные дни. Режим рабочего времени работников разрабатывается исходя из режима работы, применяемого у нанимателя. Режим рабочего времени определяется правилами внутреннего трудового распорядка или графиком работ (сменности). График работ (сменности) утверждает наниматель по согласованию с профсоюзом.

Установленный режим рабочего времени доводится до ведома каждого работника под роспись не позднее 1 месяца до введения его в действие. Только такой порядок информирования позволит при наступлении соответствующих обстоятельств привлечь работника за нарушение трудовой дисциплины. Порядок доведения до сведения работника установленного режима рабочего времени нормативными актами не определен, но нанимателю следует организовать свою работу таким образом, чтобы в случае возникновения спора всегда имелась возможность представить доказательства для обоснования своей позиции. Если работник отказывается подписать ознакомление с графиком, необходимо составить соответствующий акт (который должен быть подписан как минимум 3 лицами, например, руководителем, бухгалтером, специалистом по кадрам).

При установлении режима рабочего времени наниматель обязан обеспечить соблюдение норм продолжительности рабочего времени в неделю, предусмотренных ст. 112-114 ТК, а также установленных ст. 115, 315-317 ТК и другими нормативными правовыми актами ограничений продолжительности рабочего дня (смены) для отдельных категорий работников.

Условие о работе по графику работ (сменности) должно содержаться в трудовом договоре с работником, поскольку данный режим работы, как правило, отличается от общего режима, установленного у нанимателя (п. 6 части второй ст. 19 ТК). При этом на практике в трудовом договоре указывается примерно следующее условие: «работа в соответствии с графиком работ (сменности)».

В связи с обоснованными производственными, организационными или экономическими причинами наниматель имеет право в порядке, предусмотренном ст. 32 ТК, изменить существенные условия труда работника при продолжении им работы по той же специальности, квалификации или должности, определенных в трудовом договоре (часть первая ст. 32 ТК).

Существенными условиями труда признаются системы и размеры оплаты труда, гарантии, режим работы, разряд, наименование профессии, должности, установление или отмена неполного рабочего времени, совмещение профессий и другие условия, устанавливаемые в соответствии с ТК.

Таким образом, изменение режима работы (изменение графика работы) относится к изменению существенных условий труда.

Наниматель обязан предупредить работника об изменении существенных условий труда письменно не позднее чем за 1 месяц.

При отказе работника от продолжения работы с изменившимися существенными условиями труда трудовой договор прекращается по п. 5 ст. 35 ТК.

За отказ от продолжения работы в связи с изменением существенных условий труда работник не может быть подвергнут дисциплинарному взысканию, потому что право на такой отказ предоставлено работнику законодательством и отказ не может расцениваться как нарушение трудовой дисциплины. Поэтому в случае неявки на работу в связи с изменением существенных условий труда (изменение графика работы) это должно квалифицироваться как отказ от продолжения работы с изменившимися существенными условиями труда.

Следовательно, работник подлежит увольнению по п. 5 ст. 35 ТК.

Является ли подписанная материально ответственным лицом опись излишков, выявленных в ходе инвентаризации, или инвентаризационная опись, документом, подтверждающим факт принятия имущества в подотчет?

Рассмотрев мы пришли к следующему выводу:

Законодательство не устанавливает специальных правил передачи материально лицу выявленных при инвентаризации излишков имущества, поэтому работодатель в данном случае руководствуется общими правилами, применяемыми им при вверении ценностей работникам. Указанная в вопросе инвентаризационная опись, содержащая все необходимые подписи, может подтверждать факт принятия перечисленного в ней имущества на ответственное хранение.

Обоснование вывода:

Трудовым кодексом РФ порядок непосредственной приемки-передачи имущества и других ценностей материально ответственному лицу, с которым работодатель о полной материальной ответственности, не регламентирован.

В соответствии с частями 1 и 2 ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ) активы и обязательства подлежат инвентаризации. При инвентаризации выявляется фактическое наличие соответствующих объектов, которое сопоставляется с данными регистров бухгалтерского учета.

Общий порядок проведения инвентаризации Методическими указаниями по инвентаризации имущества и обязательств, утвержденными приказом от 13.06.1995 N 49 (далее - Указания).

В соответствии с п. 5.1 Указаний выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке: имущество, оказавшееся в излишке, подлежит оприходованию по рыночной стоимости и одновременно зачислению на финансовые результаты с последующим установлением причин возникновения излишка и виновных лиц (смотрите также пп. "а" п. 29 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных приказом Минфина России от 28.12.2001 N 119н, п. 36 Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств, утвержденных приказом Минфина России от 13.10.2003 N 91н).

При этом специальных детальных правил передачи выявленных при инвентаризации излишков имущества материально ответственному лицу законодательство не устанавливает. В связи с этим полагаем, что она должна осуществляться в принятом работодателем порядке вверения ценностей.

В соответствии с частью 1 ст. 9 Закона N 402-ФЗ каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. На основании первичных документов ведется бухгалтерский учет. Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания (часть 3 ст. 9 Закона N 402-ФЗ). Все формы первичных учетных документов определяются экономического субъекта, а разрабатываются - лицом, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (часть 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).

В соответствии с п. 2.6 Указаний выявленное в результате инвентаризации имущество отражается в описях. Пункт 2.10 Указаний устанавливает, что инвентаризационные описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение. При проверке фактического наличия имущества в случае смены материально ответственных лиц принявший имущество расписывается в описи в получении, а сдавший - в сдаче этого имущества. Поскольку иных документов, подтверждающих принятие материально ответственным лицом имущества (его излишков), Указания не содержат, считаем: инвентаризационная опись может использоваться в таких целях.

Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Волкова Ольга

Контроль качества ответа:

Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ

профессиональный бухгалтер Родюшкин Сергей

К ак следует из п. 1 ст. 12 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее - Закон № 129-ФЗ), порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Общий порядок проведения инвентаризации установлен Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49 (далее - Указания). В соответствии с положениями Указаний при проведении мероприятий по инвентаризации имущества присутствие материально ответственного лица обязательно (смотрите, например, п. 2.4, 2.8, 2.10 Указаний).

Следовательно, по общему правилу инвентаризация может проводиться только в присутствии материально ответственного лица. Это подтверждается и разъяснениями Минфина России (смотрите письмо от 15.07.2008 № 07-05-12/16).

Если специфика деятельности организации не позволяет прекратить операции с вверенными материально ответственному лицу ценностями, то на период отсутствия такого лица ценности могут быть переданы другому сотруднику. При этом если в соответствующем подразделении организации работает сотрудник, в должностные обязанности которого входит замещение функций лица, с которым заключен договор о полной индивидуальной материальной ответственности, и это подтверждается соответствующей должностной инструкцией, то организация вправе заключить с таким работником договор о полной индивидуальной материальной ответственности.

Если же в должностной инструкции работника (принимающего материальные ценности) не предусмотрено обязанности по замещению должности на время отсутствия материально ответственного лица, то необходимо:

• приказом руководителя внести соответствующие изменения в должностную инструкцию работника - установить обязанность по замещению функций материально ответственного лица в период его отсутствия;
• ознакомить работника с приказом;
• заключить с работником договор о полной индивидуальной материальной ответственности.

В силу п. 2 ст. 12 Закона № 129-ФЗ при смене материально ответственных лиц в организации обязательно должна проводиться инвентаризация. Закон не определят, что именно следует подразумевать под сменой материально ответственных лиц. Однако представляется, что фактическую (пусть даже и временную) замену материально ответственного лица (изменение состава таких лиц), даже в случае заболевания «основного» работника, следует оценивать как смену материально ответственного лица.

В то же время на практике часто возникают ситуации, когда материально ответственное лицо не может присутствовать при инвентаризации имущества по состоянию здоровья или другим причинам, а инвентаризация имущества в соответствии с положениями действующего законодательства должна быть проведена.

По нашему мнению, в подобных случаях инвентаризация может быть проведена соответствующей комиссией без участия материально ответственного лица в порядке, установленном руководителем организации. С этой целью работодателю целесообразно разработать локальный нормативный акт (ст. 8 ТК РФ), определяющий порядок приема-передачи дел при смене материально ответственных лиц. Принципиальная возможность проведения инвентаризации в отсутствие материально ответственного лица подтверждается, в частности, положениями некоторых правовых актов.

1. Пункт 6.3 «Указаний...», утвержденных приказом Минторга СССР от 19.08.1982 № 169, предписывает в том случае, если по состоянию здоровья или другим причинам работник не может лично передать числящиеся за ним ценности, производить передачу ценностей комиссией в установленном порядке (этот нормативный акт не отменен и действует в части, не противоречащей законодательству РФ). На наш взгляд, эта норма носит общий характер и может применяться по аналогии не только в торговле.

2. Пунктом 4.2 Инструкции о порядке учета и хранения драгоценных металлов, драгоценных камней, продукции из них и ведения отчетности при их производстве, использовании и обращении, утвержденной приказом Минфина России от 29.08.2001 № 68н, установлено, что в отсутствие материально ответственного лица вскрытие помещений, в которых хранятся драгоценные металлы, производится комиссионно с разрешения руководителя организации, с составлением акта.

3. Согласно п. 1 ст. 6 Закона № 129-ФЗ ответственность за организацию бухгалтерского учета в организациях, соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций несут руководители организаций. Следовательно, если проведение инвентаризации в соответствии с действующим законодательством обязательно, то решение руководителя о ее проведении будет вполне обоснованным. При этом руководитель организации может установить специальный порядок работы инвентаризационной комиссии, в том числе лично контролировать ее работу.