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Argomento 1 L'essenza dei concetti "Supporto della documentazione per la gestione" e "Documentazione delle attività di gestione"

Documentazione di gestione(DOE) (lavoro d'ufficio, tecnologie per ufficio, tecnologie dell'informazione nella gestione) - un ramo di attività che fornisce documentazione e organizzazione del lavoro con documenti ufficiali.

Documentazione- registrazione delle informazioni su vari supporti secondo regole stabilite.

Organizzazione del lavoro con i documenti- organizzazione del flusso di lavoro, conservazione e utilizzo dei documenti nelle attività correnti dell'ente.

Il compito principale dell'istituto di istruzione prescolare è garantire l'efficace funzionamento di organizzazioni di vari profili, migliorare il lavoro manageriale, ridurre i costi e ridurre l'apparato amministrativo.

Storia del lavoro d'ufficio domestico

Si distinguono le seguenti fasi:

Lavoro d'ufficio nell'antico stato russo (secoli X-XI) e nel periodo della frammentazione feudale (secoli XI-XV)

Lavoro d'ufficio obbligatorio (secoli XVI-XVII)

Lavoro d'ufficio collegiale (XVII secolo)

Gestione degli atti ministeriali (XIX - inizio XX secolo)

Era sovietica del lavoro degli uffici statali

Regolamento moderno del governo di dow

Attualmente, la regolamentazione della documentazione, organizzazione e tecnologia del supporto documentale per la gestione si svolge in tre aree:

Regolamento legislativo

Standardizzazione

Elaborazione di documenti normativi e metodologici.

Regolamento legislativo

Le leggi della Federazione Russa hanno il massimo significato giuridico: il Codice Civile della Federazione Russa; Legge RF "Sulla standardizzazione" (1993); Legge della Federazione Russa "Sull'informazione, l'informatizzazione e la protezione delle informazioni" (1995); Legge della Federazione Russa "Sulle lingue dei popoli della Federazione Russa" (1991); Decreto del governo della Federazione Russa "Sulla razionalizzazione della produzione, uso, conservazione e distruzione di sigilli e moduli con la riproduzione dell'emblema di stato della Federazione Russa" (1995); Legge della Federazione Russa "Sui segreti di Stato" (1993); Legge RF "Sulla firma digitale elettronica" (2002) e altri.

Standardizzazione

GOST R 6.30-2003. Sistemi di documentazione unificata. Sistemi unificati di documentazione organizzativa e amministrativa. Requisiti di documentazione.

Documenti normativi e metodologici

Sistema statale di supporto della documentazione per la gestione (GSDOU) (1991);

Istruzioni standard per il lavoro d'ufficio (approvato con ordinanza dell'Archivio federale del 2000);

Regole di base per il lavoro degli archivi dipartimentali (1988);

Elenchi di documenti indicanti i periodi di conservazione (standard e dipartimentale) (1996);

Approvate le regole per la conservazione e la conservazione dei libri di lavoro, la preparazione dei moduli dei libri di lavoro e la loro fornitura ai datori di lavoro. Decreto del governo della Federazione Russa del 16 aprile 2003 n. 225.

Istruzioni per la compilazione di un libro di lavoro, approvato. Decreto del Ministero del Lavoro e Sociale. sviluppo della Federazione Russa (introdotto dal 01.01.2004).

Argomento 2. Principali proprietà, funzioni e caratteristiche del documento

Informazioni - (dal lat. Informazioni - spiegazione, presentazione)

informazioni trasmesse da persone, oralmente, per iscritto o in altro modo.

lo scambio di informazioni tra persone, uomo e macchina, lo scambio di segnali nel regno animale e vegetale; trasmissione di tratti da cellula a cellula; da organismo a organismo; uno dei concetti base della cibernetica (la scienza del controllo, della comunicazione e dell'elaborazione dell'informazione) (concetto scientifico generale)

informazioni sul mondo circostante e sui processi in esso in atto, percepite da una persona o dispositivi speciali.

2 Il concetto di documento Un documento (da documentum - “campione, evidenza, evidenza”) è un oggetto materiale che contiene informazioni in una forma fissa ed è appositamente progettato per la sua trasmissione nel tempo e nello spazio. Un documento (dal latino documentum - "campione, prova, prova") è un oggetto materiale contenente informazioni in una forma fissa e appositamente progettato per la sua trasmissione nel tempo e nello spazio. Un documento è un'informazione identificabile registrata su un supporto materiale creato, ricevuto e conservato da un'organizzazione o da un individuo come prova nella conferma di obblighi legali o attività commerciali. Un documento è un'informazione identificabile registrata su un supporto materiale creato, ricevuto e conservato da un'organizzazione o da un individuo come prova nella conferma di obblighi legali o attività commerciali. GOST R ISO “Sistema di standard per l'informazione, la biblioteconomia e l'editoria. Gestione documenti. Requisiti generali".

3 Documentazione La documentazione è un processo regolamentato di registrazione delle informazioni su un supporto, garantendone la forza legale. La documentazione è un processo regolamentato di registrazione delle informazioni su un supporto che ne garantisce la forza legale. Un supporto è un oggetto materiale utilizzato per fissare e memorizzare informazioni vocali, sonore o visive su di esso, anche in una forma convertita. Un supporto è un oggetto materiale utilizzato per fissare e memorizzare informazioni vocali, sonore o visive su di esso, anche in una forma convertita. Mezzi di documentazione: Mezzi di documentazione: strumenti semplici (penne, matite); strumenti semplici (penne, matite); meccanici ed elettromeccanici (macchine da scrivere, registratori a nastro, registratori vocali, apparecchiature fotografiche, cinematografiche e video); meccanici ed elettromeccanici (macchine da scrivere, registratori a nastro, registratori vocali, apparecchiature fotografiche, cinematografiche e video); apparecchiature di automazione (apparecchiature informatiche con software appropriato). apparecchiature di automazione (apparecchiature informatiche con software appropriato).

4 Caratteristiche del documento Autenticità. Un documento fa fede se è stato creato o inviato da persona autorizzata a farlo nel momento indicato nel documento. Un documento fa fede se è stato creato o inviato da persona autorizzata a farlo nel momento indicato nel documento. Affidabilità. Un documento credibile è un documento il cui contenuto può essere considerato una rappresentazione completa e accurata dell'attività o dei fatti da confermare e di cui ci si può fidare nelle attività successive. Un documento credibile è un documento il cui contenuto può essere considerato una rappresentazione completa e accurata dell'attività o dei fatti da confermare e di cui ci si può fidare nelle attività successive. Integrità. L'integrità di un documento è determinata dalla sua completezza e immutabilità. L'integrità di un documento è determinata dalla sua completezza e immutabilità. idoneità all'uso. Un documento utilizzabile è un documento che può essere localizzato, trovato, riprodotto e interpretato. Un documento utilizzabile è un documento che può essere localizzato, trovato, riprodotto e interpretato.

5 Funzioni del documento Funzioni generali del documento: Funzioni generali del documento: informative; informativo; sociale; sociale; comunicativo; comunicativo; culturale. culturale. Funzioni speciali del documento: Funzioni speciali del documento: gestionale; manageriale; legale; legale; storico. storico.

6 Classificazione dei documenti per tipo di supporto - elettronico, cartaceo; per tipo di supporto: elettronico, cartaceo; per struttura - formalizzata, non formalizzata; per struttura - formalizzata, non formalizzata; per ambito di attività - scientifico, progettuale, tecnico, gestionale, produttivo; per ambito di attività - scientifico, progettuale, tecnico, gestionale, produttivo; su appuntamento - organizzativo, amministrativo, contabile, di riferimento, ecc.; su appuntamento - organizzativo, amministrativo, contabile, di riferimento, ecc.; per tipo di contenuto - testo, grafica, multimedia, ecc.; per tipo di contenuto - testo, grafica, multimedia, ecc.; nella direzione della trasmissione - in entrata, in uscita, interna. nella direzione della trasmissione - in entrata, in uscita, interna.

7 Sistemi di documentazione Sistema di documentazione - un insieme di tutti i documenti interconnessi per caratteristiche: Sistema di documentazione - un insieme di tutti i documenti interconnessi per caratteristiche: origine, origine, scopo, scopo, tipo, tipo, campo di attività, campo di attività, requisiti uniformi per la loro esecuzione. requisiti uniformi per la loro progettazione. I sistemi di documentazione sono progettati per documentare una particolare funzione di gestione. I sistemi di documentazione sono progettati per documentare una particolare funzione di gestione.

8 Sistemi di gestione della documentazione organizzativa e documentazione legale; documentazione organizzativa e legale; pianificato; pianificato; amministrativo; amministrativo; segnalazione; segnalazione; documentazione del personale; documentazione del personale; documentazione finanziaria; documentazione finanziaria; documentazione logistica; documentazione logistica; documentazione contrattuale; documentazione contrattuale; documentazione che riflette le attività principali dell'organizzazione o dell'impresa. documentazione che riflette le attività principali dell'organizzazione o dell'impresa.

9 Sistema di documentazione unificato Il sistema di documentazione unificato (UDS) è un insieme di forme di documenti interconnessi che forniscono una presentazione documentata dei dati in determinati tipi di attività aziendali, mezzi della loro manutenzione, materiali normativi e metodologici per il loro sviluppo e applicazione. Il sistema di documentazione unificato (UDS) è un insieme di forme di documenti interconnessi che forniscono una presentazione documentata dei dati in determinati tipi di attività commerciali, mezzi per la loro manutenzione, materiali normativi e metodologici per il loro sviluppo e applicazione. Obiettivi della creazione di DDD: Obiettivi della creazione di DDD: 1) Garantire l'efficienza economica e un livello garantito di qualità delle informazioni in tutte le fasi dell'elaborazione dei documenti. 2) Migliorare e ridurre la diversità dei contenuti e delle forme dei documenti.

10 Attività internazionali nel campo della standardizzazione dei documenti TC 46 "Documentazione" TC 46 "Documentazione" TC 97 "Computer ed elaborazione delle informazioni"; TC 97 "Informatica ed elaborazione delle informazioni"; TC 154 "Documenti ed elementi informativi nella gestione, commercio e industria" TC 154 "Documenti ed elementi informativi nella gestione, commercio e industria" Nel 2007 è stato lanciato il progetto "Sistema di gestione dei documenti" (120 specialisti provenienti da 40 paesi). L'obiettivo è "Proporre alle organizzazioni un approccio strategico all'utilizzo delle risorse informative come asset aziendali e commerciali e archivi di conoscenze".

11 Requisiti per DDD I documenti inclusi in DDD dovrebbero essere sviluppati tenendo conto del loro utilizzo nel sistema di EIS interconnesso; I documenti che fanno parte della RDC dovrebbero essere sviluppati tenendo conto del loro utilizzo nel sistema di EIS interconnesso; Il DDD deve contenere le informazioni complete necessarie per la gestione ottimale dell'oggetto per il quale si sta sviluppando tale sistema; Il DDD deve contenere le informazioni complete necessarie per la gestione ottimale dell'oggetto per il quale si sta sviluppando tale sistema; DDD dovrebbe essere incentrato sull'uso della tecnologia informatica per la raccolta, l'elaborazione e la trasmissione di informazioni; DDD dovrebbe essere incentrato sull'uso della tecnologia informatica per la raccolta, l'elaborazione e la trasmissione di informazioni; DDD dovrebbe fornire informazioni sulla compatibilità di EIS di vari livelli; DDD dovrebbe fornire informazioni sulla compatibilità di EIS di vari livelli; tutti i documenti che fanno parte del DDD sviluppato e tutti i segni di dettaglio in essi contenuti devono essere codificati utilizzando classificatori internazionali, a livello di sistema o locali. tutti i documenti che fanno parte del DDD sviluppato e tutti i segni di dettaglio in essi contenuti devono essere codificati utilizzando classificatori internazionali, a livello di sistema o locali.

12 Direzioni di unificazione Unificazione della struttura Unificazione dei contenuti Unificazione del disegno la presenza di tre parti del documento; la presenza di tre parti del documento; la composizione generale dei dettagli dell'intestazione e delle parti del disegno; la composizione generale dei dettagli dell'intestazione e delle parti del disegno; dimensioni standard dei supporti e dei margini dei documenti; dimensioni standard dei supporti e dei margini dei documenti; la posizione dei dettagli del documento. la posizione dei dettagli del documento. uso di un vocabolario professionale standardizzato; uso di un vocabolario professionale standardizzato; rispetto dei requisiti di stile aziendale; rispetto dei requisiti di stile aziendale; il rispetto dei requisiti per l'identificazione dei documenti e la garanzia della loro forza giuridica. il rispetto dei requisiti per l'identificazione dei documenti e la garanzia della loro forza giuridica. caratteristiche ergonomiche dei documenti; caratteristiche ergonomiche dei documenti; informativa dei moduli di presentazione dei dati; informativa dei moduli di presentazione dei dati; coerenza nella progettazione di documenti dello stesso tipo. coerenza nella progettazione di documenti dello stesso tipo.

14 Classe USD Codice OKUD Documentazione organizzativa e amministrativa Documentazione contabile primaria Documentazione liquidativa e monetaria Documentazione finanziaria, primaria, di rendicontazione di istituzioni e organizzazioni di bilancio Documentazione di rendicontazione e statistica Documentazione di prezzo Documentazione sulla logistica Documentazione sul commercio Documentazione sul commercio estero Documentazione di progetto sulla costruzione di capitali Unificato sistema di documentazione progettuale (ESKD) Sistema unificato di documentazione tecnologica (ESTD) Sistema unificato di preparazione tecnica di produzione (USTPP) Documentazione previdenziale Documentazione per invenzioni e scoperte

15 Sistema unificato di documentazione organizzativa e amministrativa GOST R “Sistemi di documentazione unificata. Sistema di documenti organizzativi e amministrativi. Requisiti per le pratiche burocratiche" GOST R "Sistemi di documentazione unificati. Sistema di documenti organizzativi e amministrativi. Requisiti per l'esecuzione dei documenti "Decreto del governo della Federazione Russa da" Sul modello di regolamentazione dell'interazione tra le autorità esecutive federali", ecc. Decreto del governo della Federazione Russa da "Sullo modello di regolamentazione dell'interazione tra l'esecutivo federale autorità", ecc. Regole del lavoro d'ufficio nelle autorità esecutive federali, approvate . Approvato il decreto del governo della Federazione Russa dal Regolamento del lavoro d'ufficio negli organi esecutivi federali. Decreto del governo della Federazione Russa n.

17 Classi di documenti organizzativi e amministrativi I documenti organizzativi sono un insieme di documenti interconnessi che regolano la struttura, i compiti e le funzioni di un'impresa, l'organizzazione del suo lavoro, i diritti, i doveri e le responsabilità dei dirigenti e degli specialisti di un'impresa. Documenti organizzativi: una serie di documenti correlati che regolano la struttura, i compiti e le funzioni dell'impresa, l'organizzazione del suo lavoro, i diritti, i doveri e le responsabilità dei dirigenti e degli specialisti dell'impresa. La documentazione amministrativa comprende la documentazione in cui sono registrate le decisioni su questioni amministrative e organizzative dell'attività dell'oggetto di controllo. La documentazione amministrativa comprende la documentazione in cui sono registrate le decisioni su questioni amministrative e organizzative dell'attività dell'oggetto di controllo. Informazioni e documenti di riferimento forniscono informazioni che incoraggiano determinate decisioni di gestione. Informazioni e documenti di riferimento forniscono informazioni che incoraggiano determinate decisioni di gestione.

18 Tipi di atti amministrativi in ​​termini di decisione Documenti emessi collegialmente Documenti emessi individualmente Tipi di documenti Decreti, decisioni Ordine, istruzione Livello di decisione Governo federale, comitati e commissioni, consigli di ministero, organi supremi delle società per azioni Ministeri federali, amministrazioni dei sudditi della Federazione Russa, dirigenti d'impresa Benefici Aumenta la coerenza delle decisioni prese L'efficienza è assicurata, la responsabilità è aumentata

19 Struttura dell'ORD Documento formalizzato Documento non formalizzato Presenta una tipica composizione e disposizione dei dettagli; composizione tipica e disposizione dei dettagli; dettagli di progettazione standard; dettagli di progettazione standard; uso di carta di formati standard uso di carta di formati standard un numero ridotto di dettagli standard; un piccolo numero di dettagli standard; documenti multipagina; documenti multipagina; disponibilità di informazioni testuali, tabulari, grafiche. disponibilità di informazioni testuali, tabulari, grafiche. Tipi Tutti i documenti contenuti in USD Recensioni, rapporti, abstract

20 La composizione dei dettagli dell'ORD 01 Emblema di stato della Federazione Russa 02 Emblema del soggetto della Federazione Russa 03 Emblema dell'organizzazione o marchio 04 Codice dell'organizzazione 05 Numero di registrazione statale principale della persona giuridica. persona (OGRN) 06TIN/KPP 07 Codice modulo documento 08 Nome dell'organizzazione 09 Dati di riferimento sull'organizzazione 10 Nome del tipo di documento 11 Data del documento 12 Numero di registrazione del documento 13 Riferimento al numero di registrazione e data di documento 14 Luogo di compilazione o pubblicazione del documento 15 Destinatario

21 La composizione dei dettagli dell'ORD 16 Timbro di approvazione del documento 17Delibera 18 Titolo del testo 19 Marchio di controllo 20 Testo del documento 21 Marchio della domanda 22Firma 23 Timbro di approvazione del documento 24 Visti di approvazione del documento 25 Impronta del sigillo 26 Marchio di certificazione della copia 27 Marchio dell'esecutore 28 Marchio di esecuzione documento e inviandolo alla pratica 29 Contrassegno di ricezione del documento da parte dell'organizzazione 30 Identificatore della copia elettronica del documento
23 Compiti del servizio DOW Documentare le decisioni gestionali assunte Documentare le decisioni gestionali assunte Ricevere, smistare e distribuire i flussi di informazioni esterne e interne ai capi e dirigenti di funzione secondo le loro attribuzioni Ricevere, smistare e distribuire i flussi di informazioni esterne e informazioni interne ai responsabili e ai dirigenti delle funzioni secondo i loro poteri Controllo dell'esecuzione degli atti, analisi della qualità e tempistica dell'esecuzione Controllo dell'esecuzione degli atti, analisi della qualità e tempistica dell'esecuzione Organizzazione della conservazione, ricerca ed emissione dei documenti . Organizzazione di archiviazione, ricerca ed emissione di documenti.

24 Il volume di circolazione dei documenti all'anno Forme organizzative del servizio PEI Tipo di impresa, organizzazione dei documenti Gestione degli affari Amministrazione del Presidente della Federazione Russa, Repubblica di Bielorussia, Governo della Federazione Russa, Repubblica di Bielorussia Grado 4 Grado 3 Grado 2 Grado 1 100.000 documenti Amministrazione del Presidente della Federazione Russa, della Repubblica di Bielorussia, del Governo della Federazione Russa, della Repubblica di Bielorussia Grado 4 Grado 3 Grado 2 Grado 1 ">

25 Elenco delle divisioni strutturali del servizio DOW Suddivisione per la razionalizzazione del lavoro d'ufficio del sistema di gestione d'impresa Suddivisione per la razionalizzazione del lavoro d'ufficio del sistema di gestione d'impresa Suddivisione per la ricezione e l'invio della corrispondenza Suddivisione per la ricezione e l'invio della corrispondenza Suddivisione per il controllo dell'esecuzione Suddivisione per il controllo dell'esecuzione correzione bozze gruppo

26 Composizione ufficiale del servizio dell'istituto di istruzione prescolare DirigentiSpecialisti Operatori tecnici ausiliari Dirigente. servizio DOW Head. servizio DOW Head. settore del protocollo settore protocollo Capo della segreteria Capo della segreteria archivio Capo. Archivio Gestore documenti Gestore documenti Gestore aggiunto Gestore aggiunto Archivista Archivista Referente Caporedattore Caporedattore Ispettore Ispettore Revisore correttore Revisore Segreteria Spedizioniere Impiegato Impiegato Dattilografo Dattilografo Stenografo Stenografo Corriere Corriere Operatore attrezzature per ufficio Operatore attrezzature per ufficio

27 Documenti normativi per la determinazione del numero dei dipendenti, il calcolo del tempo impiegato per l'esecuzione di compiti specifici e la determinazione dell'ambito del lavoro Standard temporali intersettoriali per il lavoro su supporto documentale per la direzione. Standard intersettoriali di tempo per il lavoro sul supporto documentale del management. Tempistiche di lavoro per migliorare il supporto documentale per la gestione di ministeri, dipartimenti, imprese e organizzazioni. Tempistiche di lavoro per migliorare il supporto documentale per la gestione di ministeri, dipartimenti, imprese e organizzazioni. Termini per i lavori sulla tecnologia di archiviazione automatizzata e supporto della documentazione per gli organi di governo. Termini per i lavori sulla tecnologia di archiviazione automatizzata e supporto della documentazione per gli organi di governo.

) - un tipo di supporto alla gestione dell'organizzazione, che include la correzione, il trasferimento e la memorizzazione di informazioni sullo stato dell'organizzazione e le azioni di controllo per modificarne lo stato. Il ramo di attività che fornisce documentazione e organizzazione del lavoro con documenti ufficiali è un aspetto importante del lavoro di qualsiasi impresa: i documenti vengono creati in organizzazioni che riflettono i risultati e lo svolgimento delle attività di produzione, la condizione finanziaria, il lavoro con il personale, la logistica, ecc. . Sono i documenti che garantiscono l'implementazione delle funzioni di gestione, definiscono piani, registrano indicatori contabili e di rendicontazione e altre informazioni. A questo proposito, possiamo affermare che l'efficienza e la qualità delle decisioni prese, l'efficacia della loro attuazione e le attività dell'organizzazione nel suo insieme dipendono in gran parte da come è organizzato il lavoro con i documenti.

L'organizzazione del lavoro con i documenti è una parte importante dei processi di gestione e del processo decisionale della direzione, che influisce in modo significativo sull'efficienza e sulla qualità della gestione.

Il processo di decisione manageriale include l'ottenimento di informazioni; il suo trattamento; analisi, preparazione e decisione.

Queste componenti sono strettamente legate alla gestione della documentazione. Per ottenere un effetto economico, prima di tutto, è importante la qualità dell'informazione, che è determinata dalla sua quantità, efficienza, grado di complessità e costo. Se l'impresa non ha un lavoro chiaro con i documenti, di conseguenza peggiora, poiché dipende dalla qualità e dall'affidabilità, dall'efficienza di ricezione e trasmissione delle informazioni, dalla corretta impostazione del servizio di riferimento e di informazione, dalla chiara organizzazione della ricerca, conservazione e utilizzo dei documenti.

Ci sono tre compiti principali da risolvere nel lavoro d'ufficio (DOE):

1. Documentazione (redazione, esecuzione, coordinamento e produzione di documenti).
2. Organizzazione del lavoro con i documenti nel processo di gestione (garantire il movimento, il controllo dell'esecuzione, la conservazione e l'uso dei documenti).
3. Organizzare l'archivio dei documenti.

Il supporto documentale della gestione è svolto da un apposito servizio che funge da unità strutturale indipendente. Può essere: l'amministrazione degli affari, il dipartimento generale, l'ufficio o la segreteria.

Il servizio DOW risolve tre serie principali di attività:

1. garantire la documentazione delle attività di gestione;
2. organizzazione del lavoro con i documenti nell'istituto;
3. miglioramento delle forme e dei metodi di lavoro con i documenti.

I compiti del servizio DOW determinano le sue funzioni

1. I compiti di garantire la documentazione delle attività di gestione possono essere risolti svolgendo le seguenti funzioni:
   • sviluppo e progettazione di moduli, garantendone la produzione;
   • garantire la produzione di documenti, la copia e la replica;
   • la qualità della preparazione e dell'esecuzione dei documenti, il rispetto della procedura stabilita per l'approvazione e la certificazione dei documenti.
2. I compiti di organizzazione del lavoro con i documenti in un'istituzione vengono risolti eseguendo le seguenti funzioni:
   • Istituzione di una procedura unificata per il passaggio di documenti (flusso documentale dell'ente);
   • Elaborazione di inoltro di documenti in entrata e in uscita;
   • Registrazione e contabilizzazione dei documenti in entrata, in uscita e interni;
   • Controllo sull'esecuzione dei documenti;
   • Sistematizzazione dei documenti, garantendone la conservazione e l'utilizzo; organizzazione del lavoro con appelli dei cittadini.
   • Garantire la protezione delle informazioni.
3. I compiti di miglioramento delle forme e dei metodi di lavoro con i documenti includono le seguenti funzioni:
   • sviluppo e revisione di documenti normativi, istruttivi e metodologici e portarli all'attenzione dei dipendenti dell'organizzazione;
   • guida metodologica e controllo sul rispetto delle regole stabilite per lavorare con i documenti nelle divisioni strutturali dell'organizzazione;
   • formazione avanzata dei dipendenti dell'organizzazione e loro consulenza sull'utilizzo dei documenti;
   • razionalizzare la documentazione dell'organizzazione, svolgere lavori sull'unificazione dei documenti, lo sviluppo della Report Card e l'Album dei moduli dei documenti utilizzati nelle attività dell'organizzazione;
   • sviluppo e implementazione di nuove forme e metodi di lavoro con i documenti, miglioramento del flusso di lavoro dell'organizzazione, miglioramento della disciplina esecutiva;
   • definizione di compiti per lo sviluppo e il miglioramento di sistemi informativi automatizzati e database per lavorare con i documenti.

Un'impresa che cerca di creare un ambiente efficace per l'elaborazione delle informazioni e il miglioramento della qualità della gestione deve affrontare i seguenti compiti:

1. Migliorare tutto il lavoro sulla preparazione e l'elaborazione delle informazioni documentarie creando un meccanismo per il supporto documentale dell'impresa (DOE).
2. Scegliere la giusta strategia di automazione, inclusa la giusta scelta di prodotti software.

Per automatizzare un argomento apparentemente semplice come lavorare con i documenti, devi utilizzare gli ultimi progressi tecnologici:

1. sistemi di gestione di banche dati;
2. sistemi di ricerca di documenti e analisi di testi;
3. sistemi di scansione e riconoscimento di documenti (stampati e manoscritti);
4. ambiente client-server;
5. Internet/intranet.

Indipendentemente dalle specifiche dell'impresa, si possono distinguere i seguenti gruppi principali di documenti:

• documenti organizzativi imprese (statuto, regolamenti, atto costitutivo, struttura e personale, personale, job description, normativa interna del lavoro);
• documenti amministrativi imprese (ordini su attività core, ordini, decisioni);
• documenti del personale imprese (ordini sul personale, contratti di lavoro (contratti), fascicoli personali, tessere personali f. T-2, stipendi personali, libri di lavoro);
• documenti finanziari e contabili imprese (lista generale, relazioni annuali, bilanci, conti profitti e perdite, atti di revisione, inventari, piani, relazioni, stime, conti, libri di cassa, ecc.);
• informazioni e documenti di riferimento imprese (atti, lettere, fax, certificati, messaggi telefonici, memorandum, note esplicative, protocolli, ecc.).

I documenti che regolano vari aspetti delle sue attività (tasse, protezione ambientale, ecc.) Possono essere inviati all'impresa da organizzazioni statali e municipali. Questi documenti formano un gruppo separato - atti normativi delle autorità superiori.

In un gruppo indipendente si possono distinguere i contratti commerciali (contratti), che sono i principali documenti dell'attività imprenditoriale.

Tutti questi documenti si riferiscono a documenti gestionali o organizzativi e amministrativi (ORD). Fanno eccezione i documenti finanziari e contabili che hanno caratteristiche specifiche di compilazione ed elaborazione.

Il Servizio archivistico statale della Russia (Rosarchiv) e i suoi organi sono impegnati nella raccolta e nell'archiviazione di documenti che riflettono la vita materiale e spirituale dei suoi popoli, che hanno un significato storico, scientifico, sociale, economico o culturale. Creano la "memoria" della società, memorizzano informazioni sulla vita del paese. Inoltre, Rosarkhiv, in quanto organo centrale del potere esecutivo federale, è responsabile dell'organizzazione e della razionalizzazione del lavoro d'ufficio nel paese. Sviluppa standard e raccomandazioni per l'organizzazione del lavoro d'ufficio. Il Rosaarchive è responsabile della documentazione organizzativa e amministrativa (ORD) come agenzia di sviluppo, che prevede lo sviluppo di requisiti generali per l'ORD, moduli specifici di documenti, controllo sull'uso dell'ORD in vari campi di attività, unificazione di moduli di documenti creando un Sistema Unificato di Documentazione Organizzativa e Amministrativa (USORD). Il Comitato della Federazione Russa per la standardizzazione, la metrologia e la certificazione (Gosstandart of Russia) è responsabile del consolidamento normativo dei requisiti specifici per i documenti e dell'unificazione mediante la creazione di GOST, nonché della partecipazione all'unificazione internazionale e alla standardizzazione dei documenti. Il Ministero del Lavoro elabora documenti sul lavoro e sulla protezione del lavoro. Pertanto, se le autorità sono la massima autorità per la regolamentazione normativa del lavoro d'ufficio, il Servizio archivistico di Stato,

Nel regolare le attività del servizio d'ufficio, un ruolo significativo è svolto dalla Carta dell'organizzazione - un atto giuridico che determina la procedura di formazione, la competenza dell'organizzazione, le sue funzioni, i suoi compiti e la procedura per lavorare. Lo sviluppo della Carta influisce sull'organizzazione complessiva del lavoro d'ufficio. La struttura organizzativa prevista dalla Carta consente di determinare gli insiemi di documenti che verranno utilizzati nelle attività di gestione.

I principali documenti normativi che regolano le attività del servizio DOW dell'organizzazione:

Regolamento sul servizio dell'istituto di istruzione prescolare- questo è un atto giuridico che determina la procedura per la formazione, i doveri e l'organizzazione del lavoro di questa unità, nonché lo status giuridico e la competenza dei funzionari che lavorano al servizio dell'istituto di istruzione prescolare. Il regolamento sul servizio dell'istituto di istruzione prescolare è sviluppato e firmato dal capo del servizio, approvato dal capo dell'organizzazione. Il Regolamento è concordato con i responsabili delle unità strutturali con cui in esso è fissato il rapporto.

Descrizione del lavoro- Questo è il principale documento organizzativo che regola la delimitazione di doveri e diritti tra i dipendenti, che funge da base per eliminare parallelismi e duplicazioni nello svolgimento delle singole operazioni.

Istruzioni per il lavoro d'ufficio- Questo è il principale documento normativo che regola le regole, le tecniche, i processi per la creazione di documenti, la tecnologia per lavorare con i documenti. Per l'efficace funzionamento del servizio DOW e di tutti i dipartimenti dell'organizzazione, per una chiara comprensione e presentazione di tutte le fasi del lavoro con i documenti in ciascuna organizzazione, è necessario redigere un'istruzione sul lavoro d'ufficio, tenendo conto delle specificità delle sue attività .

Tabella delle forme dei documenti per situazioni gestionali tipiche. Il time sheet è un elenco di forme unificate di documenti necessari e sufficienti per l'attuazione del supporto documentale per le funzioni e compiti risolti dall'azienda. Contiene una descrizione di ciascun documento, il suo status giuridico e le fasi della documentazione. La pagella è un mezzo normativo che fissa sia la composizione dei documenti utilizzati nell'apparato che la procedura per la loro redazione.

Album di moduli di documenti dell'organizzazione. Insieme alla Tabella dei moduli dei documenti, qualsiasi organizzazione deve disporre di un Album dei moduli dei documenti, che è una raccolta di standard dei moduli dei documenti inclusi nel Foglio.

Ad oggi, distinguere quattro principali strutture organizzative del servizio prescolare:

1. Gestione del caso.
2. Dipartimento comune.
3. Ufficio.
4. Segretario.

La gestione dei casi, a sua volta, è suddivisa nelle seguenti unità di modello strutturale:

1. La segreteria è un'unità strutturale creata per servire la gestione dell'organizzazione. Consiste in:
   • ricezione;
   • segreteria del capo e segretaria dei vice capi;
   • segreteria del consiglio;
   • ufficio protocollo.
2. Il dipartimento di razionalizzazione dell'istituto di istruzione prescolare è un centro per il miglioramento dell'istituto di istruzione prescolare, un centro metodologico. Le sue funzioni includono:
   • sviluppo e attuazione di misure per migliorare la tecnologia degli uffici;
   • sviluppo del supporto normativo e metodologico per il lavoro d'ufficio (norme, istruzioni, regole, regolamenti, schede attività di modulistica unificata, ecc.);
   • sviluppo di libri di riferimento per la classificazione (nomenclatura dei casi, classificatori, elenchi di documenti con periodi di conservazione).
3. L'ufficio, a sua volta suddiviso in:
   • spedizione;
   • ufficio di corrispondenza;
   • ufficio di contabilità e registrazione dei documenti;
   • centro informatico per l'elaborazione e la riproduzione di testi di documenti.
4. Dipartimento di Lettere.
5. Archivio centrale.
6. Ispezione.